Im Format „meet medatixx” – den digitalen Anwendertreffen der medatixx – hatten die mehr als 1.500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer zahlreiche Fragen rund um die ePA für alle, die ab 15. Januar 2025 starten wird. Expertinnen und Experten von medatixx vermittelten grundlegendes Wissen zur ePA für alle und beantworteten im Chat gestellte Fragen.
Wir stellen die Top 8 Fragen zur ePA für alle und die gegebenen Antworten vor:
Wer informiert die Patientinnen und Patienten über die ePA für alle?
Ab dem 15. Januar 2025 stellen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten im Opt-Out-Verfahren eine elektronische Patientenakte zur Verfügung. Alle Informationen über die ePA für alle - von der Möglichkeit, der ePA-Anlage zu widersprechen bis zur Nutzung und Verwaltung der elektronischen Patientenakte - erhalten die Versicherten von ihren Krankenkassen. Dazu gehören auch Hinweise, wie in der ePA-App die Zugriffsberechtigungen auf die ePA für medizinische Einrichtungen, einzelne Behandlerinnen und Behandler oder für einzelne Dokumente beschränkt und voreingestellte Zugriffszeiträume verändert werden können. Die Informationen werden sowohl auf analogem wie auch digitalem Weg zur Verfügung gestellt. Durch Betonung der positiven Möglichkeiten und Vorteile der elektronischen Patientenakte soll eine breite Akzeptanz und ein hoher Nutzungsgrad erreicht werden.
Auch das Bundesgesundheitsministerium (BMG) führt eine breite, crossmediale Informationskampagne zur ePA für alle und ihren Vorteilen durch.
Was muss verpflichtend von den Praxen in die ePA für alle hochgeladen werden?
Praxen sind verpflichtet, die ePA im Rahmen des aktuellen Behandlungskontextes mit eArztbriefen, Krankenhaus-Entlassbriefen, Laborbefunden, Bildbefunden und Befundberichten zu befüllen, wenn die Patientinnen und Patienten nicht widersprechen. Für die Einstellung der entsprechenden Dokumente in die ePA ist grundsätzlich der Ersteller verantwortlich. Eine vorherige Besprechung des Befundes mit dem Patienten wird vom Gesetzgeber unterstellt. Eine Ausnahme stellen aktuell Laborbefunde dar, da Laboreinrichtungen derzeit technisch-methodisch keinen Zugriff auf die ePA erlangen.
Handelt es sich um hochsensible Daten (beispielsweise zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen), die in die ePA eingestellt werden sollen, muss die (mündliche) Einwilligung des Patienten in der eigenen Praxissoftware dokumentiert werden.
Auch Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen müssen in die ePA für alle geladen werden, dafür ist eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten einzuholen.
Alle per eRezept verordneten Medikamente und die Information über die Abgabe der Medikamente durch eine Apotheke werden automatisch in die Medikationsliste in der ePA für alle übertragen. Der durch die Ärztin oder den Arzt erstellte „kuratierte Medikationsplan“ ist ebenfalls in die ePA zu übertragen. Dies erfolgt in der ersten Stufe ab Januar 2025 zunächst noch als PDF/A-Datei.
Die gesetzliche Verpflichtung zur Befüllung der ePA bezieht sich immer auf einen Zusammenhang mit dem aktuellen Behandlungsfall oder dem sog. Behandlungskontext. Dieser beginnt mit dem Einlesen der eGK der Patientin oder des Patienten in der Praxis. Von diesem Zeitpunkt an hat die Praxis standardmäßig für 90 Tage Zugriff auf die ePA für alle. Die Patientinnen und Patienten können die Zugriffsdauer für die Praxis in den ePA-Einstellungen verändern - auch ein unbegrenzter Zugriff für die Praxis kann eingerichtet werden.
In diesem Zeitraum kann jederzeit - wenn es im Zusammenhang mit der Behandlung des Patienten steht - auf die ePA zugegriffen werden. Hierzu ist weder die Anwesenheit des Patienten in der Praxis, noch das permanente oder wiederholte Stecken der eGK erforderlich. So wird es möglich, Dokumente auch zeitverzögert in die ePA zu übertragen, wenn beispielweise Laborbefunde erst zeitversetzt fertig gestellt werden können.
Dahingegen sind Praxen nicht verpflichtet, ältere, digitale Informationen, die nicht aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen, in die ePA hochzuladen. Dies ist jedoch auf Wunsch des Patienten oder der Patientin möglich. Wünschen Patientinnen und Patienten den Upload von Dokumenten, die in Papierform vorliegen, können sie sich dazu an ihre Krankenkasse wenden und dort zweimal innerhalb von 24 Monaten jeweils bis zu zehn Dokumente digitalisieren und in die ePA einstellen lassen. Patientinnen und Patienten können auch selbst eingescannte oder abfotografierte Dokumente über ihre ePA-App einstellen.
In die ePA geladen werden können PDF/A-Dokumente, reine Text-Dokumente (rtf, txt) und signierte Dateien sowie strukturierte Datenformate (xml, json). Zu einem späteren Zeitpunkt sollen auch Bilder (jpeg, png, tiff) in die ePA eingestellt werden können.
Wie verwalten Patientinnen und Patienten ihre ePA für alle?
Patientinnen und Patienten verwalten ihre ePA über die ePA-App ihrer Krankenkasse auf ihrem Smartphone. Hierbei können auch Vertreterinnen oder Vertreter, zum Beispiel Familienangehörige, eingesetzt werden. Die Verwaltung der elektronischen Patientenakten von Kindern und Jugendlichen erfolgt durch die Eltern. Ab dem vollendeten 15. Lebensjahr können Jugendliche dies jedoch selbst übernehmen. Die Anlage einer ePA für Neugeborene erfolgt mit Beginn des Versicherungsverhältnisses durch die jeweilige Krankenkasse. Widerspruchsberechtigt sind die Eltern.
Für Versicherte, die keine ePA-App nutzen können oder möchten, richten die Krankenkassen Ombudsstellen ein, die die Versicherten bei der Verwaltung der ePA unterstützen.
Wie gelangen Labordaten in die ePA für alle?
Laborbefunde von Fremdlaboren müssen von der anfordernden Praxis in die ePA für alle eingestellt werden, wenn die Patientin oder der Patient zustimmt.
Eine direkte Übertragung der Labordaten vom Labor in die ePA ist derzeit methodisch-technisch nicht möglich, da Labore selbst keinen Behandlungskontext über das Einlesen einer eGK herstellen können und damit kein Zugriffsrecht auf die ePA für alle entsteht. Perspektivisch soll die Übertragung von Labordaten über ein MIO (Medizinisches Informationsobjekt) durch das erstellende Labor selbst möglich werden, hier werden verschiedene Bereitstellungsmodalitäten (z.B. verzögerte Bereitstellung bei definierten Befunden) erwogen.
Wie gehen Praxen mit hochsensiblen Daten richtig um?
Bezüglich des Uploads hochsensibler Daten in die ePA für alle besteht für Praxen eine besondere Informationspflicht gegenüber ihren Patientinnen und Patienten. Als hochsensibel eingestuft werden Informationen, die hinsichtlich Diskriminierung oder Stigmatisierung risikobehaftet sind. Dazu gehören insbesondere psychische oder sexuell übertragbare Erkrankungen sowie Schwangerschaftsabbrüche. Betroffene Patientinnen und Patienten müssen auf ihr Recht zum Widerspruch gegen den Upload hingewiesen werden. Ein erfolgter Widerspruch ist in der eigenen Behandlungsdokumentation, nicht jedoch in der ePA, zu vermerken.
Handelt es sich um gentechnische Untersuchungen bzw. Analysen nach dem Gendiagnostikgesetz ist ein Upload in die ePA für alle nur zulässig, wenn die Patientin oder der Patient die Erlaubnis explizit erteilt hat und zwar in schriftlicher oder elektronischer Form.
Kann man von einer vollständigen medizinischen Dokumentation in der ePA für alle ausgehen?
Grundsätzlich ist die ePA für alle versicherten- bzw. patientengeführt. Patientinnen und Patienten können selbstständig Daten löschen und hochladen. Ihnen obliegt auch die Steuerung der Zugriffsrechte. Daher kann grundsätzlich nicht von einer vollständigen medizinischen Dokumentation innerhalb der ePA für alle ausgegangen werden.
Die ePA für alle ersetzt nicht die revisionssichere medizinische Dokumentation in der Praxissoftware. Diese bleibt für die Praxis weiterhin verpflichtend.
Wie können Dokumente in der ePA für alle gefunden werden?
Zum Start wird die ePA für alle mittels Metadaten durchsuchbar sein. Zu diesen Metadaten gehören etwa Datum, Dokumentenart, Autorin oder Autor, Fachrichtung des Behandlers und gegebenenfalls der hinterlegte ICD-10-Code. Oftmals versieht die Praxissoftware Dokumente automatisch mit Metadaten. Es empfiehlt sich jedoch, weitere sinnvolle Metadaten manuell zu ergänzen.
In einer der kommenden ePA-Ausbaustufen wird eine Volltextsuche zur Verfügung stehen. Dann können in der ePA alle abgelegten Dokumente per Stichwortsuche durchsucht werden. Bei der elektronischen Medikationsliste (eML) kann bereits ab dem ePA-für-alle-Start die Stichwortsuche genutzt werden.
Welche Vorteile bietet die elektronische Medikationsliste?
Die ePA für alle enthält von Beginn an die elektronische Medikationsliste (eML). Die eML ist zunächst leer. Diese füllt sich im Laufe der Zeit automatisch mit Daten aus dem eRezept-Fachdienst. Sämtliche per eRezept verordneten Medikamente sind dort aufgeführt. Gleiches gilt für die dazugehörigen Dispensierdaten, die bei Abgabe des Medikamentes durch die Apotheke generiert und über den eRezept-Fachdienst automatisch in die ePA für alle übertragen werden. In der ersten Stufe ist die Übertragung von nicht verschreibungspflichtigen Medikamente (OTC) in die ePA und die eML noch nicht möglich. Dies wird voraussichtlich im Juli 2025 ergänzt.
Praxen erhalten mit der eML einen Überblick über sämtliche per eRezept verschriebenen und von den Apotheken abgegebenen Medikamente. Die bereitgestellte Darstellung soll standardmäßig die letzten 12 Monate umfassen, kann jedoch flexibel angepasst werden. Die eML unterstützt damit die Verordnungsprozesse und erhöht die Therapiesicherheit. Etwaige Wechselwirkungen zwischen verordneten Medikamenten können schneller erkannt werden.
Patientinnen und Patienten können dem digitalen Medikationsprozess als Ganzes widersprechen. In diesem Fall wird keine eML erstellt oder eine bereits bestehende Liste komplett gelöscht. Im Falle des Widerspruchs ist auch der ab dem 15.07.2025 geplante elektronische Medikationsplan (eMP) in der ePA für alle - inklusive der digitalen Prozesse zur Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS) - nicht nutzbar.
Die Löschung einzelner Einträge aus der eML oder der Widerspruch zur Übertragung eines einzelnen Medikamentes ist technisch nicht möglich.
Sie haben weitere Fragen rund um die ePA für alle? Seien Sie doch beim nächsten “meet medatixx” dabei! Die Termine für die nächsten digitalen Anwendertreffen sind Mittwoch, 27. November und Freitag, 29. November 2024, jeweils von 14.00 Uhr bis 15.00 Uhr. Die Veranstaltung ist kostenfrei, eine Anmeldung ist nicht erforderlich.
Alle Informationen sowie der Link zur Veranstaltung sind zu finden auf meet.medatixx.de.