Die ePA für alle

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Start 2025: Die ePA für alle

Patientinnen und Patienten erhielten von ihrer gesetzlichen Krankenkasse seit dem 15. Januar 2025 automatisch eine elektronische Patientenakte. Das Opt-Out-Verfahren soll eine breite Nutzung der ePA fördern und den behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten den Zugriff auf medizinisch relevante Daten ihrer Patientinnen und Patienten ermöglichen. Nach der Erprobung in den Modell- und Testregionen soll die ePA ab dem 29. April 2025 bundesweit genutzt werden.

Das erwartet Sie hier

Auf einen Blick

  • NEU: Ab dem 29. April 2025 soll die ePA für alle bundesweit genutzt werden. Auf freiwilliger Basis können Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten die ePA für alle in ihre Praxisabläufe integrieren.
  • Die verpflichtende Nutzung der ePA für alle ist ab dem 1. Oktober 2025 vorgesehen.
  • Die gesetzlichen Krankenkassen haben ihren Versicherten die ePA für alle zur Verfügung gestellt. Sie wurde automatisch im Opt-Out-Verfahren angelegt; Versicherte, die keine ePA wünschten, konnten der Anlage widersprechen.
  • In den Praxen wurde die ePA für alle seit dem 15. Januar 2025 in ausgewählten Modellregionen getestet. In der Erprobungsphase wurden Erkenntnisse gesammelt, die in die ePA-Umsetzung einflossen. Die Testung wurde nun als erfolgreich bewertet und das “Go” für die bundesweite Nutzung ab 29. April 2025 ist erfolgt.
  • Die ePA für alle ist eine versichertengeführte Akte innerhalb der TI. Sie kann als App auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets genutzt werden.
  • Patientinnen und Patienten besitzen die Datenhoheit über ihre ePA. Sie können Dokumente eigenständig hochladen und haben gegenüber Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten Anspruch auf Befüllung und Pflege der ePA im aktuellen Behandlungskontext.
  • Für Versicherte, die keine App nutzen können oder möchten, wird es bei den Krankenkassen eine Ombudsstelle geben, bei der Widersprüche eingelegt und Zugriffsbeschränkungen geäußert werden können.
  • Arzt- und Psychotherapiepraxen sind gemäß § 347 SGB V verpflichtet, Daten in die ePA einzupflegen. Alle berechtigten Mitbehandler können diese dann für ihre diagnostischen und therapeutischen Entscheidungen nutzen.

 

  • Die ePA ersetzt nicht die revisionssichere medizinische Dokumentation in der Praxissoftware. Diese bleibt für die Praxis weiterhin verpflichtend.
  • Als ersten Schritt auf dem Weg zu einem digital gestützten Medikationsprozess bietet die elektronische Medikationsliste (eML) in der ePA für alle eine Übersicht über alle per eRezept verordneten und in der Apotheke abgegebenen Medikamente.
  • Im digitalen Medikationsprozess sollen ab März 2026 die Medikationsliste, der elektronische Medikationsplan (eMP) und Informationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit zusammengeführt werden, um eine umfassende Sicht über die Medikation des Patienten abzubilden und die Behandlungssicherheit zu erhöhen.
  • Arzt- und Psychotherapiepraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von ihrer zuständigen KV.
  • Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur.  
  • Das Vorliegen der Anwendung ePA ist Voraussetzung für den Erhalt der vollen monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung.
  • Die ePA wird stufenweise weiterentwickelt. Dabei werden nach und nach zusätzliche Dateiformate unterstützt und weitere Gesundheitsberufe angebunden.
  • Auch einzelne private Krankenversicherungen bieten ihren Patientinnen und Patienten bereits eine ePA an, weitere sollen folgen. Dieses Angebot erfolgt auf freiwilliger Basis.

Von der ePA zur ePA für alle

So funktioniert das Opt-Out-Verfahren

Gemäß §342 SGB V Absatz 1 sind die gesetzlichen Krankenkassen verpflichtet, jedem Versicherten eine elektronische Patientenakte zur Verfügung zu stellen und die Versicherten über die Anlage der ePA zu informieren. Damit die elektronische Patientenakte eine breite Nutzung erfährt, muss sie nicht mehr durch Patientinnen und Patienten bei ihrer gesetzlichen Krankenkasse beantragt werden (Opt‑In), sondern wird automatisch für alle Versicherten angelegt. 
Die Krankenkassen informieren ihre Versicherten darüber, dass eine elektronische Patientenakte für sie angelegt wird. Versicherte können der Anlage bei ihrer Krankenkasse widersprechen (Opt-Out) und auch eine bereits angelegte ePA jederzeit vollständig löschen lassen. Alle Informationen über die ePA – von der Möglichkeit, der ePA-Anlage zu widersprechen bis zur Nutzung und Verwaltung der elektronischen Patientenakte – erhalten die Versicherten von ihren Krankenkassen. Für Versicherte, die ihre ePA nicht per App verwalten können oder möchten, richten die Krankenkassen Ombudsstellen ein, die per Telefon oder E-Mail für die Versicherten erreichbar sind. Darüber können entsprechende Nutzungsbeschränkungen für die ePA erteilt werden.

Die Krankenkassen sind gemäß § 343 SGB V verpflichtet, ihre Versicherten über die Möglichkeit der Verwaltung ihrer elektronischen Patientenakte zu informieren

Auch wenn medizinische Einrichtungen berechtigt sind, auf die ePA für alle zuzugreifen, beziehungsweise ab 1. Oktober 2025 verpflichtet sind, die ePA im Behandlungskontext zu befüllen, ist die ePA eine versichertengeführte Akte. Welche Inhalte in ihr gespeichert werden, liegt in der Entscheidung der Patientinnen und Patienten. Ein Widerspruch ist nicht nur als Opt-Out gegen die grundsätzliche Anlage der ePA möglich, sondern auch gegen einzelne Teile der ePA. So können Versicherte beispielsweise ablehnen, dass eine elektronische Medikationsliste in der ePA erfasst wird. Ab Juli 2025 gilt dies auch für den ab diesem Zeitpunkt eingeführten gesamten digital gestützen Medikationsprozess (dgMP). Darüber hinaus haben sie das Recht, der Weitergabe ihrer ePA-Daten für Forschungszwecke zu widersprechen. Die Nutzungsbeschränkung kann für eine einzelne Praxis oder für alle Behandlerinnen und Behandler ausgesprochen werden.

Versicherte können außerdem in der ePA einzelne Daten oder Dokumente für bestimmte Praxen oder für alle medizinischen Einrichtungen verbergen beziehungsweise komplett löschen. Auch voreingestellte Zugriffszeiträume könen verändert werden. Diese Zugriffsverwaltung können Versicherte in der ePA-App vornehmen. Hinweise dazu erhalten sie von ihrer gesetzlichen Krankenkasse. Versicherte, die keine App nutzen können oder wollen, haben die Möglichkeit, Beschränkungen oder Löschungen über die Ombudsstellen der Krankenkassen vornehmen zu lassen. Erteilte Zugriffsbeschränkungen können vom Versicherten jederzeit zurückgenommen werden.

Wichtig für die Praxis ist, dass eine Patientin oder ein Patient weder bevorzugt noch benachteiligt werden soll, wenn sie oder er die ePA nicht oder nur in Teilen nutzt oder der Praxis zur Verfügung stellt. 

Das bietet die elektronische Patientenakte für alle

Die ePA ermöglicht die umfassende Dokumentation medizinischer Daten.

Sie ist für alle Patientinnen und Patienten geeignet, erleichtert jedoch besonders bei chronisch Kranken oder komplexen Krankheitshistorien die Dokumentation und die Verfügbarkeit der Dokumente für alle behandelnden Leistungserbringer. Je intensiver die ePA von Patienten und Ärzten sowie Psychotherapeuten genutzt wird, desto höher ist der Mehrwert für den gesamten Behandlungsprozess:

Patientenbezogene Daten und Dokumente aller an der Behandlung Beteiligten werden an einem zentralen Ort hinterlegt.

Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.

In der Medikationsliste in der ePA werden alle per eRezept verordneten und in der Apotheke abgegebenen Medikamente erfasst. Dadurch entsteht eine übersichtliche lebenslange Dokumentation der Medikation eines Patienten mit der entsprechenden Dispensierinformation.

Durch die Informationen in der ePA können Doppeluntersuchungen reduziert sowie Doppelverschreibungen vermieden werden. Da Befunde und Berichte aller Behandler in der ePA gespeichert werden, sind sie direkt verfügbar und müssen nicht extra angefordert und versendet werden. Die Informationen stehen schnell zur Verfügung. Das gilt auch für die Dokumente, die die Patientin oder der Patient selbst in die ePA einstellt hat.

Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

In der Verwaltung der ePA-App können Versicherte bis zu fünf Personen einen Zugang zu ihrer ePA gewähren und sie als Vertreter benennen. Die Vertretungsrechte entsprechen dabei von der Dokumentenverwaltung bis zur Erteilung oder zum Entzug von Zugriffsbefugnissen, den Möglichkeiten, die der ePA-Inhaber selbst innehat. Ausgenommen sind davon die Löschung der ePA und die Einrichtung beziehungsweise der Entzug von Vertretungen.  

Wichtig: Die Informationen zur Einrichtung und Ausübungen von Vertretungen für die ePA soll über die Krankenkassen an ihre Versicherten erfolgen.

Neben Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Apotheken werden in den kommenden Ausbaustufen der ePA für alle weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten an die ePA angebunden.

Krankenkassen können auf Wunsch des Patienten Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.

Im Rahmen der ePA für alle (ePA 3.0) wird zunächst von einer allgemeinen Berechtigung ausgegangen. Grundsätzlich kann jeder Leistungserbringer im Behandlungskontext auf die ePA des Patienten zugreifen. Dieser entsteht automatisch mit dem Stecken der eGK. Der Patient kann allerdings gezielt Zugriffsrechte für einzelne Leistungserbringer, für einzelne Dokumente oder Dokumentkategorien entziehen. Zudem können verschiedene Vertraulichkeitsstufen gesetzt und Zugriffsberechtigungen für Einrichtungen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben werden. Versicherte, die dies nicht über eine ePA-App verwalten können oder möchten, können sich an die Ombudsstelle ihrer Krankenkassen wenden. 

Die Medikationsliste in der ePA für alle

Als ersten Schritt auf dem Weg zum digital gestützten Medikationsprozess (dgMP) enthält die ePA für alle die elektronische Medikationsliste (eML)

Mit dem Start der ePA für alle wird die elektronische Medikationsliste noch keine Daten enthalten. Doch nach und nach wird sie sich mit Daten aus dem eRezept-Fachdienst in der ePA füllen. Denn sowohl die Verordnungen, die per eRezept erfolgen, wie auch die Informationen über die Abgabe der Medikamente in der Apotheke werden über den eRezept-Fachdienst in der TI erfasst und in die elektronische Medikationsliste in der ePA eingefügt. 

ePA_elektronische-Medikationsliste_dip.png
  1. Die Ärztin erstellt ein eRezept und übermittelt es über die Funktion “Speichern und Versenden” in ihrer Praxissoftware an die TI.
  2. Der eRezept-Fachdienst in der TI speichert die Information über die Verordnung der Medikamente und übermittelt sie automatisch an die elektronische Patientenakte.
  3. Bei der Einlösung des eRezepts in der Apotheke wird die Verordnung im eRezept-Fachdienst abgerufen. Die Information, dass das Medikament abgegeben wurde, wird  von der Apotheke an den eRezept-Fachdienst gesendet.
  4. Auch die Information über die Abgabe der Verordnung durch die Apotheke – die sogenannte Dispensierinformation – wird ebenfalls vom eRezept-Fachdienst in der TI an die elektronische Patientenakte übermittelt.

Damit bietet die elektronische Patientenakte mit der Medikationsliste eine Übersicht aller per eRezept verordneten und von der Apotheke an die Patientin oder den Patienten abgegebenen Medikamente. Dabei können jederzeit einzelne oder mehrere Medikamente durch die behandelnden Ärztinnen oder Ärzte sowie Psychotherapeutinnen oder Psychotherapeuten ausgewählt und die eigene Dokumentation in der Praxissoftware übernommen werden. 
Perspektivisch soll auch die Übermittlung von Informationen über Medikamente, die die Patientin oder der Patient ohne Verordnung selbst in einer Apotheke erwirbt (OTC-Produkte), an die ePA übertragen werden. Das ergänzt die Übersicht über die Medikation und bietet den behandelnden Ärztinnen und Ärzten weitere relevante Informationen. In der ePA für alle werden sämtliche Medikationen und Dispensierungen, die durch den eRezept-Fachdienst in der TI erfasst werden, dauerhaft gespeichert. Diese Daten können mittels einer elektronischen Medikationsliste dargestellt werden.

 

Medikationsliste_Aufbau.png

So sieht der Fahrplan für die ePA aus

Die elektronische Patientenakte wird weiterentwickelt:

ePA_fahrplan.png
ePA 3.0 ePA 3.0.5 ePA 3.1 ePA 3.2
Seit dem 15. Januar 2025 wurde die ePA für alle schrittweise an die Versicherten, die nicht widersprochen haben, ausgerollt. In den Modellregionen in ausgewählten Praxen, Krankenhäusern und Apotheken wurde die ePA getestet. Ab dem 29. April 2025 soll die ePA für alle auf freiwilliger Basis bundesweit genutzt werden können. Die Medikationsliste in der ePA enthält eine Auflistung der per eRezept verordneten und von der Apotheke abgegebenen Medikamente des Patienten. Außerdem können Befunde und Berichte als Dokumente in der ePA gespeichert werden. Das ePA-Release 3.0.5 dient der Optimierung und Stabilisierung der ePA-Funktionen.  TIM – der Messenger-Dienst in der TI - soll ab Juli 2025 den Versicherten in ihrer ePA-App zur Verfügung stehen. Damit wird eine sichere Kommunikation zwischen Patientinnen und Patienten, Praxen und Apotheken ermöglicht. Ab dem 1. Oktober 2025 ist die verpflichtende Nutzung der ePA für alle vorgesehen. Ab dem Frühjahr 2026 sollen im digital gestützen Medikationsprozess die Medikationsliste (eML), der elektronische Medikationsplan (eMP) und AMTS-relevante Zusatzinformationen (AMTS-rZI) zusammengeführt werden. Auch vom Patienten in der Apotheke selbst erworbene Medikamente (OTC – Over the Counter) können von der Apotheke über die TI in die Medikationsliste übertragen werden. Damit entsteht eine umfassende digitale Medikationsübersicht. Die Volltextsuche soll zur Verfügung stehen und das Auffinden von Informationen in den Dokumenten ermöglichen und erleichtern. Mit der ePA für alle 3.1 ist die Ausleitung von Daten in anonymisierter Form zu Forschungszwecken vorgesehen. Auch der Up- und Download von Bilddateien im Format jpg, png, tiff soll ab dieser ePA-Version möglich sein. In den nächsten ePA-Versionen sollen MIOs integriert werden. Auch die ePKA (elektronische Patientenkurzakte) ist weiterhin als Baustein in der ePA geplant.

So wird die ePA gespeichert

Die elektronische Patientenakte ist ein digitaler Ordner mit geschütztem Zugang über die Telematikinfrastruktur (TI). Die patientenindividuellen Daten liegen sicher und verschlüsselt in den ePA-Aktensystemen der jeweiligen Betreiber. Die Sicherheitsarchitektur der ePA für alle basiert auf der Vertrauenswürdigen Ausführungs-Umgebung (VAU), in der medizinische und Metadaten verarbeitet werden. Die Server der Aktensysteme werden bundesweit gehostet und unterliegen den europäischen Datenschutzrichtlinien (EU-DSGVO). Sie werden vor ihrer Zulassung durch die gematik von unabhängigen Gutachtern auf ihre sicherheitstechnische Eignung geprüft. Für die Datenverarbeitung in Anwendungen der TI ist der Anbieter verantwortlich, im Falle der ePA also die jeweilige Krankenkasse.

Niemand außer dem oder der Versicherten selbst, den berechtigten Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie den benannten Vertretungsberechtigten haben Zugriff auf die Inhalte – insbesondere weder die Krankenkasse noch der technische Dienstleister. 
 

 

Die ePA für alle in der Praxis

Mit der ePA für alle stehen den Praxen neben ihrer eigenen Dokumentation weitere medizinische Informationen zur Verfügung, die sie für die Entscheidung über eine Behandlung ihrer Patientinnen und Patienten nutzen können. Je mehr die ePA für alle von Ärztinnen und Ärzten, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten und den Versicherten selbst befüllt wird, umso mehr entfaltet sie ihren Nutzen. 

Deswegen sieht der Gesetzgeber verpflichtend vor, dass die ePA mit Daten, die im aktuellen Behandlungskontext entstehen, zum Beispiel Bild- oder Laborbefunde und Befundberichte, durch die Praxis befüllt wird, wenn der Patient zustimmt und diesen Anwendungsfällen der ePA für diese Praxis nicht widersprochen, beziehungsweise die Zugriffsrechte beschränkt hat. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sollen nach § 347 SGB V ihre Patientinnen und Patienten darüber informieren, dass sie einen Anspruch auf den Übertrag der entsprechenden Daten in ihre ePA haben.
 
Wie die ePA in der Praxis konkret genutzt werden kann und welche weiteren neuen Aufgaben entstehen, zeigt das folgende Video:
 

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Wichtig für Arzt und Psychotherapeut

Mit Einführung der ePA ergeben sich zentrale Fragen für die Praxis:

Das Bundesgesundheitsministerium klärt die Bürgerinnen und Bürgerberichtet in großangelegten Kampagnen über die ePA für alle. Die Krankenkassen informieren ihre Versicherten ebenfalls in Kampagnen und auch in persönlichen Mitteilungen und Anschreiben über die ePA für alle. Dabei werden zum Beispiel die Widerspruchsmöglichkeit gegen die ePA aber auch die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen in der ePA-App erläutert.

Aber auch in der Praxis ist die ePA Thema: Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind ab 1. Oktober 2025 verpflichtet, im Behandlungskontext Daten in die ePA zu speichern, sofern die Patientinnen und Patienten zustimmen.
 

Praxen können im Behandlungskontext auf die ePA zugreifen. Ein Behandlungskontext beginnt in der Praxis mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte im Kartenlesegerät.

Standardmäßig ist der Zugriff auf die ePA des Patienten nun für 90 Tage möglich. Der Patient kann diese Einstellung in seiner ePA-Verwaltung individuell anpassen und den Zugriff für den Zeitraum von einem Tag bis unbegrenzt einrichten.
 

Der Zugriff der Praxis auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware heraus in der vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU) der Telematikinfrastruktur. 

Verordnungs- und Dispensierdaten werden vom eRezept-Fachdienst in der Telematikinfrastruktur (TI) automatisch in die ePA des Patienten übertragen.

Die vorgesehenen Befundkategorien sollen durch unterstützende Abläufe in der Praxissoftware in die ePA geladen werden. Daneben können Patientinnen und Patienten auch eigene Informationen in der ePA für alle speichern. 

Patientinnen und Patienten können in den Einstellungen in der ePA-App einzelne Praxen vom Zugriff ausnehmen oder auch bestimmte Inhalte der ePA für eine Praxis verbergen. Die Praxis kann also bei der ePA nicht von einer vollständigen Dokumentation ausgehen. 

Nur Krankenkassen dürfen eine ePA für ihre Versicherten anlegen. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind auf Wunsch der Patientin oder des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V allerdings verpflichtet, sie oder ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.

Im Behandlungskontext können Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie das berechtigte Praxispersonal:

  1. Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.

  2. Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.

  3. Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.

  4. Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.

  5. Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.

Patientinnen und Patienten können jederzeit die einzelnen Inhalte der  elektronischen Patientenakte entfernen oder die gesamte ePA bei ihrer Krankenkasse löschen lassen. Die ePA ersetzt also in keinem Fall die verpflichtende Primärdokumentation. Denn nach Gesetz und Berufsordnung sind Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten weiterhin verpflichtet, alle relevanten Informationen zur Behandlung ihrer Patientinnen und Patienten in einer praxisgeführten Patientenakte zu dokumentieren. 

Sämtliche Aktivitäten (Dokumente hochladen, einsehen, löschen, etc.) werden in der ePA protokolliert und können vom Patienten für drei Jahre eingesehen werden.
 

Die ePA für alle bringt durchaus Veränderung in die Praxis. Sie macht relevante medizinische Daten rund um den Patienten schnell, digital und vor allem fach- und sektorenübergreifend verfügbar. Je mehr Informationen sie enthält, umso größer ist ihr Nutzen für die Praxis.

Deshalb ist die Information über die ePA für alle – ihren Inhalt, ihre Vorteile und ihr Handling – für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Praxisteams wichtig und kann helfen, die ePA erfolgreich in den Versorgungsalltag zu integrieren.

 

Praxen sind verpflichtet, die ePA im Rahmen des aktuellen Behandlungskontextes mit eArztbriefen, Krankenhaus-Entlassbriefen, Laborbefunden, Bildbefunden und Befundberichten zu befüllen, wenn die Patientinnen und Patienten nicht widersprechen. Für die Einstellung der entsprechenden Dokumente in die ePA ist grundsätzlich der Ersteller verantwortlich. Eine vorherige Besprechung des Befundes mit dem Patienten wird vom Gesetzgeber unterstellt. Eine Ausnahme stellen aktuell Laborbefunde dar, da Laboreinrichtungen derzeit technisch-methodisch keinen Zugriff auf die ePA erlangen.

Handelt es sich um hochsensible Daten (beispielsweise zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen), die in die ePA eingestellt werden sollen, muss die (mündliche) Einwilligung des Patienten in der eigenen Praxissoftware dokumentiert werden.

Auch Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen müssen in die ePA für alle geladen werden, dafür ist eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten einzuholen.

Die gesetzliche Verpflichtung zur Befüllung der ePA bezieht sich immer auf einen Zusammenhang mit dem aktuellen Behandlungsfall oder dem sog. Behandlungskontext. Dieser beginnt mit dem Einlesen der eGK der Patientin oder des Patienten in der Praxis. Von diesem Zeitpunkt an hat die Praxis standardmäßig für 90 Tage Zugriff auf die ePA für alle. Die Patientinnen und Patienten können die Zugriffsdauer für die Praxis in den ePA-Einstellungen verändern - auch ein unbegrenzter Zugriff für die Praxis kann eingerichtet werden.

In diesem Zeitraum kann jederzeit - wenn es im Zusammenhang mit der Behandlung des Patienten steht - auf die ePA zugegriffen werden. Hierzu ist weder die Anwesenheit des Patienten in der Praxis, noch das permanente oder wiederholte Stecken der eGK erforderlich. So wird es möglich, Dokumente auch zeitverzögert in die ePA zu übertragen, wenn beispielweise Laborbefunde erst zeitversetzt fertig gestellt werden können.

Dahingegen sind Praxen nicht verpflichtet, ältere, digitale Informationen, die nicht aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen, in die ePA hochzuladen. Dies ist jedoch auf Wunsch des Patienten oder der Patientin möglich. Wünschen Patientinnen und Patienten den Upload von Dokumenten, die in Papierform vorliegen, können sie sich dazu an ihre Krankenkasse wenden und dort zweimal innerhalb von 24 Monaten jeweils bis zu zehn Dokumente digitalisieren und in die ePA einstellen lassen. Patientinnen und Patienten können auch selbst eingescannte oder abfotografierte Dokumente über ihre ePA-App einstellen.

In die ePA geladen werden können PDF/A-Dokumente, reine Text-Dokumente (rtf, txt) und signierte Dateien sowie strukturierte Datenformate (xml, json). Zu einem späteren Zeitpunkt sollen auch Bilder (jpeg, png, tiff) in die ePA eingestellt werden können. 

Aus der Praxissoftware werden KEINE Abrechnungsdaten in die ePA für alle übertragen. 

Aber: Die Krankenkassen stellen - jeweils in unterschiedlicher Detailtiefe - Abrechnungsdaten nebst Diagnosen in die ePA für alle ein, wenn die oder der Versicherte nicht widerspricht. Die Abrechnungsdaten sind bei Nutzung der ePA-App für die Versicherten sichtbar. 

FAQ zur ePA für alle

Im dip-Interview werden Fragen beantwortet, die in den digitalen Anwendertreffen meet medatixx häufig gestellt wurden.

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E-Health

ePA für alle: FAQ Teil 1

Welche Fragen zur ePA für alle werden häufig gestellt und was sind die Antworten darauf? Im dip-Interview bietet Marc Nettelmann Informationen.

zum Interview

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E-Health

ePA für alle: FAQ Teil 2

Wie erfolgt der Zugriff auf die ePA für alle und welche Daten werden in die ePA übertragen? Antworten gibt es im dip-Interview.

zum Interview

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E-Health

ePA für alle: FAQ Teil 3

Wer stellt Befunde in die ePA für alle ein und wie gehen Praxen mit hochsensiblen Fragen um? Antworten gibt es im dip-Interview.

zum Interview

Die Top 8 Fragen zur ePA für alle

Die in den digitalen Anwendertreffen meet medatixx am häufigsten gestellten Fragen gibt es auch zum Nachlesen im dip-Blog.

Auch die gematik bietet eine umfassende FAQ-Seite zur ePA für alle für Praxen an. 
Damit Praxen ihre Patientinnen und Patienten mit Informationen zur ePA für alle unterstützen können, bietet die gematik kostenloses Infomaterial an. Dies kann im gematik-shop heruntergeladen oder angefordert werden. 

Technische Voraussetzungen in der Praxis

Für den Zugriff auf die ePA werden folgende Komponenten benötigt:

 

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  • Die ePA-Funktion in der Praxissoftware 
  • In der Praxissoftware vorhanden
  • Der TI-Anschluss stellt den Zugang zur Telematikinfrastruktur her und sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. 
  • TI as a Service bietet eine dauerhafte Aktualität des TI-Anschlusses: Der Service-Anbieter wählt die TI-Anbindungsvariante und sorgt für Einrichtung, Support und Überwachung des TI-Anschlusses.
  • Im Gegensatz zum Praxisausweis (SMC-B) ist der elektronische Heilberufsausweis ein personengebundener Ausweis. Dieser ist insbesondere notwendig um Dokumente wie eArztbriefe, eRezepte oder eAUs elektronisch zu signieren. Sind mehrere Ärzte oder Psychotherapeuten in einer Praxis tätig, so ist für jeden einzelnen ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) erforderlich. Je nach Geräteausführung kann der eHBA meist gemeinsam mit dem Praxisausweis (SMC-B) in ein Kartenlesegerät gesteckt werden.
  • Zum Stecken der eGK des Patienten, des eHBA und der SMC-B
  • Zusätzliches Kartenlesegerät im Sprechzimmer
  • Aktuell ist mindestens ein E-Health-Kartenterminal zum Stecken des Praxisausweises (SMC-B) notwendig. Darüber hinaus kann es entsprechend der individuellen Praxisorganisation hilfreich sein, weitere Sprechzimmer mit zusätzlichen Kartenlesegeräten auszustatten.

So wird die ePA vergütet

Mit dem Rollout der ePA für alle werden die Praxen verpflichtet, Dokumente aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA der Patientinnen und Patienten hochzuladen, sofern diese nicht widersprechen. Der Bewertungsausschuss hat die EBM-Leistung für die Befüllung der ePA bis Ende 2025 verlängert. Eine eventuelle Anpassung der Werte an die Aufgaben, die im Kontext der Verpflichtung zur Befüllung der ePA für alle in der Praxis entstehen, soll zum 1. Juli 2025 erwogen werden. 

  • Für die sektorenübergreifende Erstbefüllung der ePA erhalten Arztpraxen eine einmalige Vergütung von 11,03 € pro Patient über die GOP 01648 (89 Punkte).
  • Die GOP 01648 umfasst die vertragsärztlichen Leistungen, die mit der Erstbefüllung verbunden sind (Befunde, Arztbriefe etc. in der elektronische Patientenakte ablegen). Die Berechnung der GOP 01648 neben der GOP 01647 (Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung) im selben Behandlungsfall ist ausgeschlossen. Die Vergütung erfolgt extrabudgetär.
  • Die sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn bisher weder von einem Vertragsarzt, einem Vertragspsychologen, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder einem Zahnarzt Inhalte in die ePA eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat. Die Bereitstellung der medizinischen Dokumente ist dabei auf den aktuellen Behandlungskontext beschränkt (§ 346 Absatz 3 SGB V).
  • Die GOP 01648 kann einmal je Versicherten abgerechnet werden. Ärzte sollten vor Erstbefülllung der ePA möglichst den Patienten fragen, ob bereits Einträge durch einen anderen Arzt vorgenommen wurden. Dann ist die GOP nicht berechnungsfähig.
  • Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
  • Die GOP 01648 gilt bis 31.12.2025.
  • Für die weitere Befüllung der ePA kann einmal im Behandlungsfall die GOP 01647 (1,86 € | 15 Punkte) angesetzt werden, sofern nicht die GOP 01648 angesetzt wurde. Die Vergütung erfolgt extrabudgetär.
  • Findet im Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt oder kein Arzt-Patienten-Kontakt per Video statt, kann die GOP 01431 (0,37 € | 3 Punkte) bis zu viermal im Arztfall (jedoch nicht am selben Tag) abgerechnet werden (sofern keine Versicherten-. Grund- oder Konsiliarpauschale oder andre Leistungen angesetzt wurden). Die Vergütung erfolgt extrabudgetär. 

Quelle: KBV

Fördermöglichkeiten rund um das Thema ePA

Seit dem 1. Juli 2023 erhalten Arzt- und Psychotherapiepraxen  für die Kosten der Ausstattung und des Betriebs der Telematikinfrastruktur einen monatlichen Förderbetrag.

Das Vorliegen der Anwendung ePA in der aktuellen Version ist Voraussetzung für die Zahlung der monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung. Dabei ist bis zur Verfügbarkeit der “ePA für alle” (ePA 3.0) eine Aktualisierung auf Zwischenversionen nicht verpflichtend.

Fort- und Weiterbildungen

Die medatixx-akademie bietet ein breites Schulungsangebot zu Themen aus der Praxis.

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Praxismanagement

Digitalisierung im Gesundheitswesen

In dieser Webschulung live geht es um die Digitalisierung im Gesundheitswesen. Von gesetzlichen Grundlagen wie DVG und PDSG bis zur Telematikinfrastruktur und ihren Anwendungen erfahren Sie, welche neuen technischen Voraussetzungen und organisatorischen Abläufe erforderlich sind und wie Sie die im Praxisalltag anstehenden Veränderungen erfolgreich managen.

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E-Learning

Tutorials zur ePA für alle

Wie sieht die ePA für alle in den Praxissoftwarelösungen von medatixx aus? Die Tutorials bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen rund um Funktionen und Abläufe mit der ePA für alle in der Praxis.

zu den Tutorials

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Praxismanagement

Studi-Programm IT-Management

Die Komplexität der IT-Infrastruktur in Arztpraxen nimmt - nicht zuletzt durch die Telematikinfrastruktur, die EU-Datenschutzgrundverordnung und die neue IT-Sicherheitsrichtilinie der KBV zu. Das Studi-Programm IT-Management vermittelt Kenntnisse, um die Herausforderungen rund um IT-Sicherheit zu erkennen und bietet wichtiges Know-how, um den digitalen Arbeitsalltag so sicher wie möglich zu gestalten.

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So macht es medatixx

medatixx stellt die ePA für alle in ihren Praxissoftwarelösungen bereit. Dabei steht ein hoher Anwendungskomfort im Vordergrund, der eine niedrigschwellige Nutzung der ePA ermöglicht.