Die ePA ist eine digitale, vom Patienten geführte Akte und das zentrale Element der TI. Mit ihrer Hilfe kann der Patient medizinisch relevante Daten lebenslang zentral und einrichtungsübergreifend speichern und diese behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten zur Verfügung stellen.
Die ePA ermöglicht die umfassende Dokumentation medizinischer Daten.
Sie ist für alle Patientinnen und Patienten geeignet, erleichtert jedoch besonders bei chronisch Kranken oder komplexen Krankheitshistorien die Dokumentation und die Verfügbarkeit der Dokumente für alle behandelnden Leistungserbringer. Je intensiver die ePA von Patienten und Ärzten sowie Psychotherapeuten genutzt wird, desto höher ist der Mehrwert für den gesamten Behandlungsprozess:
Patientenbezogene Daten werden strukturiert an einem Ort hinterlegt.
Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.
Doppeluntersuchungen werden reduziert. Auch ein schnellerer Zugriff auf Fremdbefunde und auf Dokumente, die die Patientin oder der Patient selbst in die ePA einstellt, ist möglich.
Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.
Die ePA wird in den kommenden Jahren stufenweise weiterentwickelt. In der ersten Ausbaustufe ab 2021 umfasst die ePA dokumentenbasiert Informationen zu Diagnosen, Befunden, Arztbriefen oder anderen Gesundheitsdaten des Patienten. Auch der Notfalldatensatz sowie der elektronische Medikationsplan können abgelegt werden.
Für 2022 ist ein verfeinertes Berechtigungsmanagement geplant und medizinische Informationsobjekte (MIOs) wie der eImpfpass oder der eMutterpass sollen in die ePA integriert werden. Zudem sollen weitere Gesundheitsberufe an die ePA angebunden werden. Auf Wunsch des Patienten können Krankenkassen auch Abrechnungsdaten in die ePA einstellen und es ist für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.
Mit der dritten Ausbaustufe ab 2023 wird die Möglichkeit geschaffen, Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (DIGA) in der ePA abzulegen. Zudem hat der Versicherte Anspruch auf Ablage seiner eAU in der ePA. Gleichzeitig wird die ePA forschungskompatibel: Der Patient kann dann seine ePA-Daten pseudonymisiert zu Forschungszwecken freigeben.
In der ePA 2.0 wurden bestehende Funktionen weiterentwickelt und neue Funktionen ergänzt.
Die ePA 2.0 enthält ein verfeinertes Berechtigungsmanagement. Der Patient kann nun gezielt Zugriffsrechte für einzelne Dokumente oder Dokumentenkategorien erteilen. Zudem können verschiedene Vertraulichkeitsstufen gesetzt und Zugriffsberechtigungen für Einrichtungen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben werden.
Neben Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Apotheken werden mit der ePA 2.0 weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten an die ePA angebunden.
Krankenkassen können auf Wunsch des Patienten Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.
Für Versicherte stehen die Funktionen der ePA 2.0 nach einem Update innerhalb ihrer App zur Verfügung. Damit auch Praxissoftwarelösungen die zweite Ausbaustufe unterstützen können, müssen von dritter Seite zuerst weitere technische Komponenten bereitgestellt werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf den Betrieb der ePA in der Praxis. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten können die ePA wie bisher weiter nutzen.
Die elektronische Patientenakte ist ein digitaler Ordner mit geschütztem Zugang über die Telematikinfrastruktur (TI). Die patientenindividuellen Daten liegen sicher und verschlüsselt in den ePA-Aktensystemen der jeweiligen Betreiber. Die Server der Aktensysteme werden bundesweit gehostet und unterliegen den europäischen Datenschutzrichtlinien (EU-DSGVO). Sie werden vor ihrer Zulassung durch die gematik von unabhängigen Gutachtern auf ihre sicherheitstechnische Eignung geprüft. Für die Datenverarbeitung in Anwendungen der TI ist der Anbieter verantwortlich, im Falle der ePA also die jeweilige Krankenkasse.
Niemand außer der oder die Versicherte und diejenigen, die dazu berechtigt wurden, haben Zugriff auf die Inhalte – weder die Krankenkasse noch der technische Dienstleister. Die gespeicherten Dokumente sind zudem Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden erst beim Arzt oder Psychotherapeuten beziehungsweise Versicherten lesbar gemacht.
Durch die flächendeckende Einführung der elektronischen Patientenakte entstehen neue Aufgabenfelder für Arztpraxis und Psychotherapiepraxis.
Zuerst muss der Patient jedoch den Zugriff auf seine ePA freigeben, denn allein er entscheidet darüber, ob Daten in der ePA eingesehen oder Dokumente hochgeladen werden dürfen. Das Erteilen des Zugriffs kann entweder über die App des Patienten erfolgen oder durch das Einlesen seiner eGK und Eingabe der dazugehörigen PIN. Die PIN erhalten Patienten auf Anfrage von ihrer Krankenkasse.
Wie die ePA in der Praxis konkret genutzt werden kann und welche weiteren neuen Aufgaben entstehen, zeigt das folgende Video:
Nur Krankenkassen dürfen eine ePA für ihre Versicherten anlegen. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind auf Wunsch der Patientin oder des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V verpflichtet, sie oder ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.
Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware heraus über die Telematikinfrastruktur. Die Ansicht der Dokumente ist dabei für den Arzt oder Psychotherapeuten immer gleich, unabhängig davon, von welchem Anbieter die ePA des Patienten stammt.
Lediglich die Anzeige in der App des Versicherten kann von den Krankenkassen individuell gestaltet und mit Mehrwertfunktionen angeboten werden. Hierzu zählen z.B. Terminerinnerungen oder Informationen zu Vorsorgeuntersuchungen. Dabei unterliegen alle gesetzlichen Krankenkassen den technischen Sicherheits- und Funktionalitätsvorgaben, die vom Gesetzgeber und der gematik definiert wurden.
Sofern die Zugriffsberechtigungen durch den Patienten erteilt wurden, können Ärztinnen und Ärzte sowie das durch sie berechtigte Praxispersonal:
Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.
Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.
Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.
Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.
Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.
Der Patient entscheidet selbst, welche Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in seiner ePA gespeichert werden und kann Dokumente auch eigenständig löschen. Die in der ePA enthaltenen Dokumente sind daher zwar integer, allerdings kann nicht von einer vollständigen medizinischen Dokumentation ausgegangen werden.
Patienten können jederzeit die Löschung der gesamten elektronischen Patientenakte bei ihrer Krankenversicherung veranlassen. Die ePA ersetzt also nicht die verpflichtende Primärdokumentation für Ärztinnen und Ärzte beziehungsweise Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in der eigenen Praxissoftware.
Die ePA ist ein Aufbewahrungsort für medizinische Dokumente und Gesundheitsdaten des Patienten. Behandelnde Ärztinnen und Ärzte sind dabei nicht verpflichtet, alle Dokumente in der ePA zu prüfen. Sie ist kein Posteingang der Leistungserbringer.
Im Gegenteil: Ärztinnen und Ärzte dürfen Daten aus der ePA nur dann abrufen und gegebenenfalls verarbeiten, wenn dies für die konkrete Behandlungssituation erforderlich ist. Es sollen nur Dokumente gelesen werden, die für die Fortführung der Behandlung notwendig sind. Im Gespräch mit dem Patienten sollte daher gezielt nach Vorbehandlungen und relevanten Dokumenten gefragt werden.
Sämtliche Aktivitäten (Dokumente hochladen, einsehen, löschen, etc.) werden in der ePA protokolliert und können vom Patienten für drei Jahre eingesehen werden.
Aus ärztlicher Sicht kann die ePA auch dazu beitragen, Haftungsrisiken zu reduzieren. Es empfiehlt sich daher, die Gründe für oder wider eines Zugriffs auf die ePA in die Primärdokumentation aufzunehmen.
Bei der Vergütung der ePA wird zwischen der Erstbefüllung und der Vergütung für den laufenden Betrieb unterschieden:
Arzt- und Psychotherpiepraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V seit dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von ihrer zuständigen KV.
Für den Zugriff auf die ePA werden folgende Komponenten benötigt:
Seit dem 1. Juli 2023 erhalten Arzt- und Psychotherapiepraxen für die Kosten der Ausstattung und des Betriebs der Telematikinfrastruktur einen monatlichen Förderbetrag.
Das Vorliegen der Anwendung ePA in der aktuellen Version ist Voraussetzung für die Zahlung der monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung.
In dieser Webschulung live geht es um die Digitalisierung im Gesundheitswesen. Von gesetzlichen Grundlagen wie DVG und PDSG bis zur Telematikinfrastruktur und ihren Anwendungen erfahren Sie, welche neuen technischen Voraussetzungen und organisatorischen Abläufe erforderlich sind und wie Sie die im Praxisalltag anstehenden Veränderungen erfolgreich managen.
Einholen von Zugriffsberechtigungen und Aufruf der ePA in der Praxissoftware medatixx
Die Komplexität der IT-Infrastruktur in Arztpraxen nimmt - nicht zuletzt durch die Telematikinfrastruktur, die EU-Datenschutzgrundverordnung und die neue IT-Sicherheitsrichtilinie der KBV zu. Das Studi-Programm IT-Management vermittelt Kenntnisse, um die Herausforderungen rund um IT-Sicherheit zu erkennen und bietet wichtiges Know-how, um den digitalen Arbeitsalltag so sicher wie möglich zu gestalten.
Gemeinsam mit ihrem Tochterunternehmen I-Motion bietet medatixx TI as a Service – das Rundum-sorglos-Paket für den TI-Anschluss, das dauerhafte Aktualität gewährleistet. TI as a service beinhaltet sämtliche gesetzlich verpflichtenden TI-Anwendungen. Dies schließt auch die elektronische Patientenakte (ePA) ein. Mehr dazu unter ti.medatixx.de.