Die elektronische Patientenakte (ePA)

Das Herzstück der TI

Die ePA ist eine digitale, vom Patienten geführte Akte und das zentrale Element der TI. Mit ihrer Hilfe kann der Patient medizinisch relevante Daten lebenslang zentral und einrichtungsübergreifend speichern und diese behandelnden Ärztinnen und Ärzten zur Verfügung stellen.

Auf einen Blick

  • Ab dem 01.01.2021 müssen alle gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten eine elektronische Patientenakte kostenfrei zur Verfügung stellen.
  • Die ePA kann als App auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones oder Tablets) genutzt werden. Die Nutzung ist für den Patienten freiwillig. 
  • Der Patient besitzt die Datenhoheit über die ePA. Er kann Dokumente eigenständig hochladen und hat gegenüber Ärztinnen und Ärzten Anspruch auf Befüllung und Pflege der ePA im aktuellen Behandlungskontext.
  • Arztpraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V ab dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte von ihrer zuständigen KV.
  • Ärztinnen und Ärzte können erst nach Freigabe des Patienten auf die ePA zugreifen. Zugriffsrechte sind zeitlich begrenzt und können jederzeit widerrufen werden.
  • Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur.
  • Die ePA wird stufenweise weiterentwickelt. Dabei werden nach und nach zusätzliche Dateiformate unterstützt und weitere Gesundheitsberufe angebunden.
  • Ab dem Jahr 2022 wollen auch private Krankenversicherungen ihren Versicherten eine zugelassene ePA zur Verfügung stellen. Dieses Angebot erfolgt jedoch auf freiwilliger Basis.
     

Das bietet die elektronische Patientenakte

Die ePA ermöglicht die umfassende Dokumentation medizinischer Daten. Je intensiver die ePA von Patienten und Ärzten genutzt wird, desto höher der Mehrwert für den gesamten Behandlungsprozess:

Patientenbezogene Daten werden strukturiert an einem Ort hinterlegt.

Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.

Doppeluntersuchungen werden reduziert. Auch ein schnellerer Zugriff auf Fremdbefunde und auf Dokumente, die der Patient selbst in die ePA einstellt, ist möglich.

Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten.

So sieht der Fahrplan für die ePA aus

Die elektronische Patientenakte wird stufenweise weiterentwickelt:

Ausbaustufe 1

Die ePA wird in den kommenden Jahren stufenweise weiterentwickelt. In der ersten Ausbaustufe ab 2021 umfasst die ePA dokumentenbasiert Informationen zu Diagnosen, Befunden, Arztbriefen oder anderen Gesundheitsdaten des Patienten. Auch der Notfalldatensatz sowie der elektronische Medikationsplan können abgelegt werden.

Ausbaustufe 2

Ab 2022 ist ein verfeinertes Berechtigungsmanagement verfügbar und medizinische Informationsobjekte (MIOs) wie der eImpfpass oder der eMutterpass werden in die ePA integriert. Zudem sollen weitere Gesundheitsberufe an die ePA angebunden werden. Auf Wunsch des Patienten können Krankenkassen ab 2022 auch Abrechnungsdaten in die ePA einstellen und es ist für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen. 

Ausbaustufe 3

Mit der dritten Ausbaustufe ab 2023 wird die Möglichkeit geschaffen, Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (DiGA) und die eAU in der ePA abzulegen. Gleichzeitig wird die ePA forschungskompatibel: Der Patient kann dann seine ePA-Daten pseudonymisiert zu Forschungszwecken freigeben.

Die ePA – Ausbaustufe 1

Seit dem 01.01.2021 haben alle gesetzlich Versicherten Anspruch auf eine elektronische Patientenakte. Folgendes Video zeigt die ePA in ihrer ersten Ausbaustufe:

Die ePA 2.0

Mit dem 01.01.2022 tritt die zweite Ausbaustufe der ePA in Kraft (ePA 2.0). Bestehende Funktionen werden weiterentwickelt und neue Funktionen ergänzt.

Im Rahmen der ePA 2.0 wird das Berechtigungsmanagement verfeinert. Der Patient kann nun gezielt Zugriffsrechte für einzelne Dokumente oder Dokumentenkategorien erteilen. Zudem können verschiedene Vertraulichkeitsstufen gesetzt und Zugriffsberechtigungen für Einrichtungen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben werden.

Auch die Integration von Medizinischen Informationsobjekten (MIO) ist ab der ePA 2.0 möglich. Im Rahmen der MIOs eMutterpass, eImpfdokumentation, eZahnbonusheft und elektronisches Untersuchungsheft für Kinder werden die entsprechenden Daten strukturiert erfasst und in der ePA abgelegt.

Neben Ärzten, Krankenhäusern und Apotheken werden mit der ePA 2.0 weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten an die ePA angebunden.

Krankenkassen können ab 2022 auf Wunsch des Patienten Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.

Für Versicherte stehen die Funktionen der ePA 2.0 nach einem Update innerhalb ihrer App zur Verfügung. Damit auch Praxissoftwarelösungen die zweite Ausbaustufe unterstützen können, müssen von dritter Seite zuerst weitere technische Komponenten bereitgestellt werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf den Betrieb der ePA in der Praxis. Ärztinnen und Ärzte können die ePA wie bisher weiter nutzen.

So wird die ePA gespeichert

Die elektronische Patientenakte ist ein digitaler Ordner mit geschütztem Zugang über die Telematikinfrastruktur (TI). Die patientenindividuellen Daten liegen sicher und verschlüsselt in den ePA-Aktensystemen der jeweiligen Betreiber. Die Server der Aktensysteme werden bundesweit gehostet und unterliegen den europäischen Datenschutzrichtlinien (EU-DSGVO). Sie werden vor ihrer Zulassung durch die gematik von unabhängigen Gutachtern auf ihre sicherheitstechnische Eignung geprüft. Für die Datenverarbeitung in Anwendungen der TI ist der Anbieter verantwortlich, im Falle der ePA also die jeweilige Krankenkasse.

Niemand außer der oder die Versicherte und diejenigen, die dazu berechtigt wurden, haben Zugriff auf die Inhalte – weder die Krankenkasse noch der technische Dienstleister. Die gespeicherten Dokumente sind zudem Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden erst beim Arzt bzw. Versicherten lesbar gemacht.

 

Das kommt auf die Praxis zu

Durch die flächendeckende Einführung der elektronischen Patientenakte entstehen neue Aufgabenfelder sowohl für Ärztinnen und Ärzte als auch für das Praxisteam.

So ist in der Regel die ePA als App auf dem mobilen Endgerät der Patientin oder des Patienten installiert. Aber auch Versicherte ohne Smartphone können die ePA von ihren behandelnden Ärzten pflegen lassen. Dafür müssen sie sich in der Praxis mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte inklusive PIN-Eingabe in der ePA anmelden und die entsprechenden Zugriffsrechte erteilen. Den PIN erhalten Patienten auf Anfrage von ihrer Krankenkasse. Allerdings hat der Patient ohne App keine Möglichkeit, die Inhalte der ePA von zuhause einzusehen oder von dort Zugriffsrechte zu verwalten.

Wie die ePA in der Praxis konkret genutzt werden kann und welche neuen Aufgaben entstehen, zeigt das folgende Video:

 

Wichtig für Ärztinnen und Ärzte

Mit Einführung der ePA ergeben sich zentrale Fragen für die Praxis:

Nur Krankenkassen dürfen eine ePA für ihre Versicherten anlegen. Ärztinnen und Ärzte sind auf Wunsch des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V allerdings verpflichtet, ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.

Der ärztliche Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware heraus über die Telematikinfrastruktur. Die Ansicht der Dokumente ist dabei für den Arzt immer gleich, unabhängig davon, von welchem Anbieter die ePA des Patienten stammt.

Lediglich die Anzeige in der App des Versicherten kann von den Krankenkassen individuell gestaltet und mit Mehrwertfunktionen angeboten werden. Hierzu zählen z.B. Terminerinnerungen oder Informationen zu Vorsorgeuntersuchungen. Dabei unterliegen alle gesetzlichen Krankenkassen den technischen Sicherheits- und Funktionalitätsvorgaben, die vom Gesetzgeber und der gematik definiert wurden.

Sofern die Zugriffsberechtigungen durch den Patienten erteilt wurden, können Ärztinnen und Ärzte sowie das durch sie berechtigte Praxispersonal:

  1. Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.

  2. Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.

  3. Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.

  4. Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.

  5. Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.

Der Patient entscheidet selbst, welche Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in seiner ePA gespeichert werden und kann Dokumente auch eigenständig löschen. Die in der ePA enthaltenen Dokumente sind daher zwar integer, allerdings kann nicht von einer vollständigen medizinischen Dokumentation ausgegangen werden.

Patienten können zudem jederzeit die Löschung der gesamten elektronischen Patientenakte bei ihrer Krankenversicherung veranlassen. Die ePA ersetzt also nicht die verpflichtende Primärdokumentation für Ärztinnen und Ärzte in der eigenen Praxissoftware.

Die ePA ist lediglich ein Aufbewahrungsort für medizinische Dokumente und Gesundheitsdaten des Patienten. Behandelnde Ärztinnen und Ärzte sind dabei nicht verpflichtet, alle Dokumente in der ePA zu prüfen. Sie ist kein Posteingang der Leistungserbringer.

Im Gegenteil: Ärztinnen und Ärzte dürfen Daten aus der ePA nur dann abrufen und gegebenenfalls verarbeiten, wenn dies für die konkrete Behandlungssituation erforderlich ist. Es sollen nur Dokumente gelesen werden, die für die Fortführung der Behandlung notwendig sind. Im Gespräch mit dem Patienten sollte daher gezielt nach Vorbehandlungen und relevanten Dokumenten gefragt werden.
 

Sämtliche Aktivitäten (Dokumente hochladen, einsehen, löschen, etc.) werden in der ePA protokolliert und können vom Patienten für drei Jahre eingesehen werden. 

Aus ärztlicher Sicht kann die ePA auch dazu beitragen, Haftungsrisiken zu reduzieren. Es empfiehlt sich daher, die Gründe für oder wider eines Zugriffs auf die ePA in die Primärdokumentation aufzunehmen. 
 

So wird die ePA vergütet

Bei der Vergütung der ePA wird zwischen der Erstbefüllung und der Vergütung für den laufenden Betrieb unterschieden:

  • Für die sektorenübergreifende Erstbefüllung der ePA erhalten Arztpraxen auch rückwirkend bis zum 01.01.2021 eine einmalige Vergütung von 10,00 € pro Patient über die Pseudo-GOP 88270.
  • Die sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn weder von einem Vertragsarzt, einem Vertragspsychologen, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder einem Zahnarzt Inhalte in die ePA eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat. Die Bereitstellung der medizinischen Dokumente ist dabei auf den aktuellen Behandlungskontext beschränkt (§ 346 Absatz 3 SGB V).
  • Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
  • Für das Erfassen, Verarbeiten und/oder Speichern von Daten in der ePA kann einmal im Quartal die GOP 01647 (1,67 € / 15 Punkte) als laufende Pflege angesetzt werden.
  • Findet im Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt statt, kann die GOP 01431 (0,33 € / 3 Punkte) je Arzt bis zu viermal im Quartal pro Patienten abgerechnet werden.

Technische Voraussetzungen in der Arztpraxis

Arztpraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V ab dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte von ihrer zuständigen KV.

Für den Zugriff auf die ePA ist der Anschluss der Praxis an der TI erforderlich. Ergänzend werden folgende Komponenten benötigt:

 

  • Zur Implementierung der ePA-Funktionalität in der Praxissoftware
  • Bei Praxissoftwarehersteller erhältlich
  • Zur Identifizierung des Inhabers innerhalb der TI
  • Im Gegensatz zum Praxisausweis (SMC-B) ist der elektronische Heilberufsausweis ein personengebundener Ausweis. Daher benötigt jeder Arzt für den Zugriff auf die ePA aus rechtlichen Gründen einen eHBA. Dies gilt auch dann, wenn mehrere Ärzte in einer Praxis tätig sind sowie für angestellte Ärzte. Je nach Geräteausführung kann der eHBA meist gemeinsam mit dem Praxisausweis (SMC-B) in ein Kartenlesegerät gesteckt werden.
  • Update auf den ePA-Konnektor (PTV4) notwendig
  • Unterstützt die QES
  • Zur Authentifizierung der Praxis gegenüber der TI mittels SMC-B
  • Zum Stecken der eGK des Patienten, des eHBA und der SMC-B
  • Zusätzliches Kartenlesegerät im Sprechzimmer
  • Aktuell ist mindestens ein E-Health-Kartenterminal zum Stecken des Praxisausweises (SMC-B) notwendig. Darüber hinaus kann es entsprechend der individuellen Praxisorganisation hilfreich sein, weitere Sprechzimmer mit zusätzlichen Kartenlesegeräten auszustatten.
  • Für die ePA in der ersten Ausbaustufe ist ein Kartenterminal mindestens an denjenigen Stellen sinnvoll, an denen Patienten über das Stecken ihrer eGK und PIN-Eingabe Zugriffsrechte erteilen. Ab 2022 muss der eHBA aufgrund des verfeinerten Berechtigungsmanagements bei jedem Aufruf von ePA-Dokumenten gesteckt sein.

Fördermöglichkeiten rund um das Thema ePA

Die für die ePA-Nutzung erforderlichen Komponenten können auch für weitere TI-Anwendungen genutzt werden. Dabei werden die Kosten für die technische Ausstattung der Praxen über die TI-Pauschalen abgedeckt. Für die jeweiligen Komponenten bietet der Gesetzgeber folgende Finanzierungsvereinbarungen an:

Praxissoftware-Modul ePA

  • Höhe: einmalig 150 €
  • Der Nachweis der Anspruchsberechtigung erfolgt automatisch über die Abrechnungsdatei. Es müssen keine weiteren Unterlagen eingereicht werden.
  • Die Auszahlung erfolgt mit der Restzahlung und wird im Honorarbescheid ausgewiesen.

Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

  • Höhe: 11,63 € pro Quartal und Arzt
  • Der eHBA ist Teil der Pauschalen für die TI-Grundausstattung und den laufenden Betrieb.

Update des Konnektors auf den ePA-Konnektor

  • Höhe: einmalig 400 €
  • Der Nachweis der Anspruchsberechtigung erfolgt automatisch über die Abrechnungsdatei. Es müssen keine weiteren Unterlagen eingereicht werden.
  • Die Auszahlung erfolgt mit der Restzahlung und wird im Honorarbescheid ausgewiesen.

Betriebskosten

  • Höhe: 4,50 € pro Quartal
  • Der Betrag wird zusätzlich zu den bereits im Rahmen der TI-Erstausstattung gezahlten Betriebskosten ausbezahlt.

Fort- und Weiterbildungen

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