Die elektronische Patientenakte (ePA)

Das Herzstück der TI

Die ePA ist eine digitale, vom Patienten geführte Akte und das zentrale Element der TI. Mit ihrer Hilfe kann der Patient medizinisch relevante Daten zentral und einrichtungsübergreifend speichern und diese behandelnden Ärztinnen und Ärzten zur Verfügung stellen.

Auf einen Blick

  • Ab dem 01.01.2021 müssen alle gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten eine elektronische Patientenakte kostenfrei zur Verfügung stellen.
  • Die ePA kann als App auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones oder Tablets) genutzt werden. Die Nutzung ist für den Patienten freiwillig. 
  • Der Patient besitzt die Datenhoheit über die ePA. Er kann Dokumente eigenständig hochladen und hat gegenüber Ärztinnen und Ärzten Anspruch auf Befüllung und Pflege der ePA im aktuellen Behandlungskontext.
  • Arztpraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V ab dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Nach Angaben des Bundesministeriums greift diese Sanktion in besonderen Konstellationen nicht, sofern Ärztinnen und Ärzte alle notwendigen Komponenten vor dem 01.07.2021 verbindlich bestellt haben. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte von ihrer zuständigen KV.
  • Ärztinnen und Ärzte können erst nach Freigabe des Patienten auf die ePA zugreifen. Zugriffsrechte sind zeitlich begrenzt und können jederzeit widerrufen werden.
  • Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur.

Das bietet die elektronische Patientenakte

Die ePA ermöglicht die umfassende Dokumentation medizinischer Daten. Je intensiver die ePA von Patienten und Ärzten genutzt wird, desto höher der Mehrwert für den gesamten Behandlungsprozess:

Patientenbezogene Daten werden strukturiert an einem Ort hinterlegt.

Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.

Doppeluntersuchungen werden reduziert. Auch ein schnellerer Zugriff auf Fremdbefunde und auf Dokumente, die der Patient selbst in die ePA einstellt, ist möglich.

Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten.

So sieht der Fahrplan für die ePA aus

Die elektronische Patientenakte wird stufenweise weiterentwickelt:

Ausbaustufe 1

Die ePA wird in den kommenden Jahren stufenweise weiterentwickelt. In der ersten Ausbaustufe ab 2021 umfasst die ePA dokumentenbasiert Informationen zu Diagnosen, Befunden, Arztbriefen oder anderen Gesundheitsdaten des Patienten. Auch der Notfalldatensatz sowie der elektronische Medikationsplan können abgelegt werden.

Ausbaustufe 2

Ab 2022 ist ein verfeinertes Berechtigungsmanagement verfügbar, sodass der Patient für jedes einzelne Dokument bestimmen kann, welcher Arzt oder welche Einrichtung darauf zugreifen darf. Gleichzeitig werden medizinische Informationsobjekte (MIOs) wie der eImpfpass oder der eMutterpass in die ePA integriert. Neben Ärzten, Krankenhäusern und Apotheken werden auch weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten angebunden. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten ab 2022 möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.

Ausbaustufe 3

Mit der dritten Ausbaustufe ab 2023 wird die Möglichkeit geschaffen, Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (DiGA) und die eAU in der ePA abzulegen. Gleichzeitig wird die ePA forschungskompatibel: Der Patient kann dann seine ePA-Daten pseudonymisiert zu Forschungszwecken freigeben.

Seit dem 01.01.2021 haben also alle gesetzlich Versicherten Anspruch auf eine elektronische Patientenakte. Folgendes Video zeigt die ePA in ihrer ersten Ausbaustufe:

So wird die ePA gespeichert

Die elektronische Patientenakte ist ein digitaler Ordner mit geschütztem Zugang über die Telematikinfrastruktur (TI). Die patientenindividuellen Daten liegen sicher und verschlüsselt in den ePA-Aktensystemen der jeweiligen Betreiber. Die Server der Aktensysteme werden bundesweit gehostet und unterliegen den europäischen Datenschutzrichtlinien (EU-DSGVO). Sie werden vor ihrer Zulassung durch die gematik von unabhängigen Gutachtern auf ihre sicherheitstechnische Eignung geprüft.

Niemand außer der oder die Versicherte und diejenigen, die dazu berechtigt wurden, haben Zugriff auf die Inhalte – weder die Krankenkasse noch der technische Dienstleister. Die gespeicherten Dokumente sind zudem Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden erst beim Arzt bzw. Versicherten lesbar gemacht.

 

Das kommt auf die Praxis zu

Durch die flächendeckende Einführung der elektronischen Patientenakte entstehen neue Aufgabenfelder sowohl für Ärztinnen und Ärzte als auch für das Praxisteam. Wie die ePA in der Praxis konkret genutzt werden kann und welche neuen Aufgaben entstehen, zeigt das folgende Video:

 

Wichtig für Ärztinnen und Ärzte

Ärztinnen und Ärzte sind auf Wunsch des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V verpflichtet, ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss jedoch nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.

Sofern die Zugriffsberechtigungen durch den Patienten erteilt wurden, können Ärztinnen und Ärzte sowie das durch sie berechtigte Praxispersonal:

  1. Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.

  2. Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.

  3. Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.

  4. Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.

  5. Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.

Der Patient entscheidet, welche Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in seiner ePA gespeichert werden, und kann Dokumente auch eigenständig löschen. Die in der ePA enthaltenen Dokumente sind daher zwar integer, allerdings kann nicht von einer vollständigen medizinischen Dokumentation ausgegangen werden.

Die ePA ersetzt nicht die verpflichtende Primärdokumentation für Ärztinnen und Ärzte in der eigenen Praxissoftware.

So wird die ePA vergütet

Bei der Vergütung der ePA wird zwischen der Erstbefüllung und der Vergütung für den laufenden Betrieb unterschieden:

  • Für die Erstbefüllung der ePA erhalten Arztpraxen eine einmalige Vergütung von 10,00 € pro Patient.
  • Die Bereitstellung der medizinischen Dokumente ist dabei auf den aktuellen Behandlungskontext beschränkt (§ 346 Absatz 3 SGB V).
  • Für das Erfassen, Verarbeiten und/oder Speichern von Daten in der ePA kann einmal im Quartal die GOP 01647 (1,67 € / 15 Punkte) als laufende Pflege angesetzt werden.
  • Findet im Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt statt, kann die GOP 01431 (0,33 € / 3 Punkte) je Arzt bis zu viermal im Quartal pro Patienten abgerechnet werden.

Technische Voraussetzungen in der Arztpraxis

Arztpraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V ab dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Nach Angaben des Bundesministeriums greift diese Sanktion in besonderen Konstellationen nicht, sofern Ärztinnen und Ärzte alle notwendigen Komponenten vor dem 01.07.2021 verbindlich bestellt haben. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte von ihrer zuständigen KV.

Für den Zugriff auf die ePA ist der Anschluss der Praxis an der TI erforderlich. Ergänzend werden folgende Komponenten benötigt:

 

  • Zu Implementierung der ePA-Funktionalität in der Praxissoftware
  • Bei Praxissoftware-Hersteller erhältlich
  • Zur Identifizierung des Inhabers innerhalb der TI
  • Zur Erstellung einer rechtssicheren, elektronischen Signatur (QES)
  • Update auf den ePA-Konnektor (PTV-4) notwendig
  • Unterstützt die QES
  • Zur Authentifizierung der Praxis gegenüber der TI mittels SMC-B
  • Zum Stecken der eGK des Patienten, des eHBA und der SMC-B
  • Zusätzliches Kartenlesegerät im Sprechzimmer

Fördermöglichkeiten rund um das Thema ePA

Die für die ePA-Nutzung erforderlichen Komponenten können auch für weitere TI-Anwendungen genutzt werden. Dabei werden die Kosten für die technische Ausstattung der Praxen über die TI-Pauschalen abgedeckt. Für die jeweiligen Komponenten bietet der Gesetzgeber folgende Finanzierungsvereinbarungen an:

Praxissoftware-Modul ePA

  • Höhe: einmalig 150 €
  • Der Nachweis der Anspruchsberechtigung erfolgt automatisch über die Abrechnungsdatei. Es müssen keine weiteren Unterlagen eingereicht werden.
  • Die Auszahlung erfolgt mit der Restzahlung und wird im Honorarbescheid ausgewiesen.

Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

  • Höhe: 11,63 € pro Quartal und Arzt
  • Der eHBA ist Teil der Pauschalen für die TI-Grundausstattung und den laufenden Betrieb.

Update des Konnektors auf den ePA-Konnektor

  • Höhe: einmalig 400 €
  • Der Nachweis der Anspruchsberechtigung erfolgt automatisch über die Abrechnungsdatei. Es müssen keine weiteren Unterlagen eingereicht werden.
  • Die Auszahlung erfolgt mit der Restzahlung und wird im Honorarbescheid ausgewiesen.

Betriebskosten

  • Höhe: 4,50 € pro Quartal
  • Der Betrag wird zusätzlich zu den bereits im Rahmen der TI-Erstausstattung gezahlten Betriebskosten ausbezahlt.

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