Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM)

• Seit dem 01.07.2019 ist das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) für Ärztinnen und Ärzte in der vertragsärztlichen und für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in der vertragspsychotherapeutischen Versorgung verpflichtend.
• Über das VSDM ist der Abgleich und die Aktualisierung der auf der eGK des Patienten hinterlegten Stammdaten mit den bei dessen Krankenkasse vorliegenden Daten möglich.
• Sollten Abweichungen existieren, können diese auf der eGK aktualisiert und automatisch in die Praxissoftware übernommen werden.
• Der Abgleich der Versichertenstammdaten erfolgt vollautomatisch bei jedem ersten Einlesen der eGK im Quartal.

Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) gehört zu den für die Arztpraxis und für die Psychotherapiepraxis verpflichtenden Anwendungen innerhalb der Telematikinfrastruktur. Über das VSDM ist der Abgleich der auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeicherten Versichertendaten mit dem Kostenträger möglich. Es dient der Bestätigung, dass der Versicherte Leistungen im Rahmen der vertragsärztlichen beziehungsweise vertragspsychotherapeutischen Versorgung in Anspruch nehmen darf.

Dabei wird eine Onlineprüfung sowie eine Onlineaktualisierung der Versichertenstammdaten durchgeführt: Im Rahmen der Onlineprüfung werden die Informationen auf der eGK des Patienten mit den Daten abgeglichen, die bei dessen Krankenkasse hinterlegt sind. Stimmen diese nicht überein, erfolgt im Rahmen der Onlineaktualisierung die Korrektur dieser Daten auf der eGK.

Die Versichertenstammdaten umfassen:

Der Abgleich der Versichertenstammdaten erfolgt vollautomatisch bei jedem ersten Einlesen der eGK im Quartal über das Kartenterminal der Arzt- oder Psychotherapiepraxis. Eine Aktualisierung erfolgt nur, wenn neue Informationen über den Patienten vorliegen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Versicherte seine Krankenkasse im Vorfeld über die geänderten Daten informiert und die Krankenkasse dies entsprechend in ihrem System anpassen konnte. Sollte der Versicherte beispielsweise umgezogen sein, meldet er das seiner Krankenkasse. Diese trägt die neue Anschrift in ihr System ein und die Daten werden beim nächsten Einlesen der eGK in einer an die TI angeschlossenen Gesundheitseinrichtung aktualisiert.

Sollten neue Informationen über die Versichertenstammdaten des Patienten vorliegen, werden diese im Zuge der Aktualisierung auch direkt in die Patientendatei der Praxissoftware übertragen. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind allerdings nicht dazu verpflichtet, Patienten aktiv auf Änderungen in ihren Stammdaten anzusprechen oder Anpassungen in einem VSDM-System der Krankenkassen vorzunehmen.

Im Rahmen des Datenabgleichs wird beim VSDM auch die Gültigkeit der vorgelegten eGK geprüft. Sollte die eGK ungültig sein, wird sie nach entsprechender Meldung unverzüglich gesperrt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Versicherte seine Krankenkasse wechselt oder die eGK als gestohlen gemeldet wurde.

Der Patient kommt in die Praxis und legt am Empfangstresen seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) vor. Die eGK wird in das E-Health-Kartenterminal eingesteckt und der automatisierte Datenabgleich beginnt.

In einem ersten Schritt fragt nun der Konnektor über die TI beim Versichertenstammdatendienst der Krankenkasse des Patienten an, ob die eGK gültig ist und die darauf gespeicherten Stammdaten aktuell sind (Onlineprüfung).

Ist die eGK gültig und meldet der VSDM-Dienst der Krankenkasse neue Daten, werden diese auf der eGK aktualisiert (Onlineaktualisierung). Zudem erfolgt – unabhängig davon, ob Daten aktualisiert werden mussten – das Speichern eines Prüfungsnachweises auf der eGK.

Dieser Prüfungsnachweis wird im Anschluss in die Praxissoftware übernommen und zeigt der Ärztin oder dem Arzt beziehungsweise der Psychotherapeutin oder dem Psychotherapeuten entweder an, dass Daten aktualisiert wurden, keine Aktualisierung erforderlich war oder eine Aktualisierung aus technischen Gründen nicht möglich war.

Ist die eGK des Patienten ungültig, wird auch dies in der Praxissoftware angezeigt. Der Patient kann damit zwar kein gültiges Versichertenverhältnis nachweisen, darf jedoch im Zuge dessen nicht weggeschickt werden. Sollte er innerhalb von 10 Tagen keinen Nachweis über ein bestehendes Versichertenverhältnis erbringen können, kann die Praxis eine Privatvergütung der Behandlung verlangen. Diese wird ungültig, sollte der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorlegen.

Ist sowohl die Onlineprüfung als auch die mögliche Onlineaktualisierung und die Meldung des Prüfungsnachweises an die Praxissoftware erfolgt, wird die elektronische Gesundheitskarte wie gewohnt aus dem E-Health-Kartenterminal entnommen und das VSDM ist beendet.

In der Regel nimmt die Onlineprüfung ohne Aktualisierung der Versichertenstammdaten mit etwa 5 Sekunden nicht mehr Zeit in Anspruch, als dies bisher der Fall war. Sollten Daten aktualisiert werden müssen, können bis zu 13 Sekunden vergehen, bis die neuen Daten auf der eGK gespeichert und automatisch in die Praxissoftware übernommen wurden. Dafür entfällt das händische Einpflegen neuer Versichertendaten durch das Praxispersonal.

Seit dem 1. Juli 2023 erhalten Arzt- und Psychotherapiepraxen  für die Kosten der Ausstattung und des Betriebs der Telematikinfrastruktur einen monatlichen Förderbetrag.

Das VSDM-Modul gehört zu den grundlegenden Komponenten der Telematikinfrastruktur. Daher ist dieses durch die monatliche TI-Pauschale für Ausstattung und laufenden Betrieb gemäß Finanzierungsvereinbarung abgedeckt.