Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM)

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Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) ist die Fachanwendung, die seit dem Start der Telematikinfrastruktur verfügbar ist. Ziel des VSDM ist es, die Aktualität der Stammdaten gesetzlich Krankenversicherter auf deren elektronischer Gesundheitskarte (eGK) zu gewährleisten. Der Abgleich dieser Daten ist für Praxen bei jedem ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal verpflichtend durchzuführen. Erfolgt dies nicht, drohen Honorarkürzungen nach § 291b Abs. 5 SGB V.

Auf einen Blick

  • Seit dem 30.06.2019 ist das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) für Ärztinnen und Ärzte in der vertragsärztlichen Versorgung verpflichtend.
  • Über das VSDM ist der Abgleich und die Aktualisierung der auf der eGK des Patienten hinterlegten Stammdaten mit den bei dessen Krankenkasse vorliegenden Daten möglich.
  • Sollten Abweichungen existieren, können diese auf der eGK aktualisiert und automatisch in die Praxissoftware übernommen werden.
  • Der Abgleich der Versichertenstammdaten erfolgt vollautomatisch bei jedem ersten Einlesen der eGK im Quartal.

VSDM kurz erklärt

Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) gehört zu den für die Arztpraxis verpflichtenden Anwendungen innerhalb der Telematikinfrastruktur. Über das VSDM ist der Abgleich der auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeicherten Versichertendaten mit dem Kostenträger möglich. Es dient der Bestätigung, dass der Versicherte Leistungen im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung in Anspruch nehmen darf.

Dabei wird eine Onlineprüfung sowie eine Onlineaktualisierung der Versichertenstammdaten durchgeführt: Im Rahmen der Onlineprüfung werden die Informationen auf der eGK des Patienten mit den Daten abgeglichen, die bei dessen Krankenkasse hinterlegt sind. Stimmen diese nicht überein, erfolgt im Rahmen der Onlineaktualisierung die Korrektur dieser Daten auf der eGK.

Die Versichertenstammdaten umfassen:

Persönliche Daten des Versicherten: Name, Geburtsdatum, Adresse, Geschlecht

Informationen zur Krankenversicherung

Angaben zum Versicherungsschutz und zur Kostenerstattung

Das bietet das VSDM

  • Über das Versichertenstammdatenmanagement ist sichergestellt, dass die Stammdaten des Versicherten auf seiner eGK immer auf dem aktuellen Stand sind.
  • Es dient der Überprüfung, ob die eGK Gültigkeit besitzt und der Patient damit über ein gültiges Versichertenverhältnis verfügt.
  • Arztpraxen erhalten somit einen sofortigen Nachweis darüber, ob ihre Leistungen im Zuge der Behandlung des Patienten von dessen Krankenkasse potentiell übernommen werden.
  • Ist eine eGK ungültig, wird diese sofort gesperrt. Ungültige Karten können also nicht weiterverwendet werden.
  • Ein Austausch der eGK bei sich ändernden Stammdaten (etwa bei einer Adressänderung) entfällt. Patienten laufen somit nicht Gefahr, versehentlich mit einer veralteten eGK in die Praxis zu kommen.

Prüfung und Aktualisierung der Versichertenstammdaten

Der Abgleich der Versichertenstammdaten erfolgt vollautomatisch bei jedem ersten Einlesen der eGK im Quartal über das Kartenterminal der Arztpraxis. Eine Aktualisierung erfolgt nur, wenn neue Informationen über den Patienten vorliegen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Versicherte seine Krankenkasse im Vorfeld über die geänderten Daten informiert und die Krankenkasse dies entsprechend in ihrem System anpassen konnte. Sollte der Versicherte beispielsweise umgezogen sein, meldet er das seiner Krankenkasse. Diese trägt die neue Anschrift in ihr System ein und die Daten werden beim nächsten Einlesen der eGK in einer an die TI angeschlossenen Gesundheitseinrichtung aktualisiert.

Sollten neue Informationen über die Versichertenstammdaten des Patienten vorliegen, werden diese im Zuge der Aktualisierung auch direkt in die Patientendatei der Praxissoftware übertragen. Ärztinnen und Ärzte sind allerdings nicht dazu verpflichtet, Patienten aktiv auf Änderungen in ihren Stammdaten anzusprechen oder Anpassungen in einem VSDM-System der Krankenkassen vorzunehmen.

Im Rahmen des Datenabgleichs wird beim VSDM auch die Gültigkeit der vorgelegten eGK geprüft. Sollte die eGK ungültig sein, wird sie nach entsprechender Meldung unverzüglich gesperrt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Versicherte seine Krankenkasse wechselt oder die eGK als gestohlen gemeldet wurde.

So funktioniert das VSDM

Der Patient kommt in die Praxis und legt am Empfangstresen seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) vor. Patient oder MFA stecken diese in das E-Health-Kartenterminal und der automatisierte Datenabgleich beginnt.

In einem ersten Schritt fragt nun der Konnektor über die TI beim Versichertenstammdatendienst der Krankenkasse des Patienten an, ob die eGK gültig ist und die darauf gespeicherten Stammdaten aktuell sind (Onlineprüfung).

Ist die eGK gültig und meldet der VSDM-Dienst der Krankenkasse neue Daten, werden diese auf der eGK aktualisiert (Onlineaktualisierung). Zudem erfolgt – unabhängig davon, ob Daten aktualisiert werden mussten – das Speichern eines Prüfungsnachweises auf der eGK.

Dieser Prüfungsnachweis wird im Anschluss in die Praxissoftware übernommen und zeigt der Ärztin oder dem Arzt entweder an, dass Daten aktualisiert wurden, keine Aktualisierung erforderlich war oder eine Aktualisierung aus technischen Gründen nicht möglich war.

Ist die eGK des Patienten ungültig, wird auch dies in der Praxissoftware angezeigt. Der Patient kann damit zwar kein gültiges Versichertenverhältnis nachweisen, darf jedoch im Zuge dessen nicht weggeschickt werden. Sollte er innerhalb von 10 Tagen keinen Nachweis über ein bestehendes Versichertenverhältnis erbringen können, kann die Praxis eine Privatvergütung der Behandlung verlangen. Diese wird ungültig, sollte der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorlegen.

Ist sowohl die Onlineprüfung als auch die mögliche Onlineaktualisierung und die Meldung des Prüfungsnachweises an die Praxissoftware erfolgt, wird die elektronische Gesundheitskarte wie gewohnt aus dem E-Health-Kartenterminal entnommen und das VSDM ist beendet.

In der Regel nimmt die Onlineprüfung ohne Aktualisierung der Versichertenstammdaten mit etwa 5 Sekunden nicht mehr Zeit in Anspruch, als dies bisher der Fall war. Sollten Daten aktualisiert werden müssen, können bis zu 13 Sekunden vergehen, bis die neuen Daten auf der eGK gespeichert und automatisch in die Praxissoftware übernommen wurden. Dafür entfällt das händische Einpflegen neuer Versichertendaten durch das Praxispersonal.

VSDM in der Arztpraxis

Technische Voraussetzungen in der Arztpraxis

Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) als erste Anwendung der Telematikinfrastruktur ist bereits mit der TI-Basisausstattung möglich. Diese umfasst folgende Komponenten:

  • Um eine Verbindung zur TI zu ermöglichen
  • Um die Versichertendaten von der eGK zu importieren
  • Dient der Registrierung als medizinische Einrichtung
  • Ist die Voraussetzung, damit der Konnektor eine Verbindung zur TI aufbauen kann
  • Zugang zur TI erfolgt über Konnektor
  • Herstellung eines virtuellen privaten Netzwerk (VPN) zur TI
  • VPN-Zugangsdienst ermöglicht Praxen Zugang zur Telematikinfrastruktur
  • Zertifizierung des VPN-Zugangsdiensts von der gematik erforderlich
  • Zur Authentifizierung der Praxis gegenüber der TI mittels SMC-B
  • Zum Stecken der SMC-B, des eHBA und der eGK des Patienten

Fördermöglichkeiten rund um das Thema VSDM

Die initiale Ausstattung der Praxis mit den TI-Komponenten und deren laufender Betrieb werden den gesetzlichen Vorgaben nach durch die Kassen finanziert. Das VSDM-Modul gehört zu den grundlegenden Komponenten der Telematikinfrastruktur. Daher ist dieses durch die TI-Pauschale für Erstausstattung und laufenden Betrieb abgedeckt:

Erstattungen für die Erstausrüstung:

  • 1.014 € für die Erstausrüstung mit einem Konnektor
  • 535 € für die Erstausstattung mit einem stationären Kartenterminal
  • 350 € einmalige Erstattung für die Erstausrüstung mit einem mobilen Kartenterminal, welches nur bei Anspruch (Hausbesuche, Vertrag mit Pflegeeinrichtungen etc.) erstattet wird.
  • 900 € Einmal-Pauschale für das VSDM-Modul Praxissoftware sowie die Installations-, Konfigurations- und Schulungsaufwendungen

Erstattungen für Kosten des laufenden Betriebes:

  • 248 € pro Quartal für die laufende Software- und Konnektor-Pflege sowie den VPN-Zugangsdienst
  • 23,25 € pro Quartal und Ausweiskarte für SMC-B (Praxisausweis)
  • 11,63 € pro Quartal und Ausweiskarte für HBA (elektronischer Arztausweis)

So macht es medatixx

Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen I-Motion bietet medatixx rund um die Telematikinfrastruktur und VSDM alles aus einer Hand. Die Angebotspakete beinhalten sämtlichen TI-Komponenten. Arztpraxen müssen sich damit nur einmal mit dem Buchungsprozess beschäftigen. Die initialen und laufenden Kosten für die TI-Komponenten befinden sich innerhalb der KV-Förderung und Arztpraxen profitieren von hoher Software-Ergonomie und reibungslosen Abläufen dank abgestimmter Komponenten sowie einem einzigen Ansprechpartner, insbesondere im Supportfall. Mehr unter ti.medatixx.de.