Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

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Bisher auf Papier, nun digital

Neben der Entwicklung neuer digitaler medizinischer Anwendungen werden auch immer mehr bisher papiergebundene Prozesse digital gestaltet. Dazu gehört die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Durch die elektronische Übermittlung ist die AU zur eAU geworden.

Das erwartet Sie hier

Auf einen Blick

  • Nach dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) ist der elektronische Versand der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit dem 01.10.2021 für alle Ärztinnen und Ärzte verpflichtend. 
  • Die eAU hat das Muster 1 abgelöst. Der „gelbe Schein“ wurde durch die digitale Übertragung ersetzt.
  • Die Umstellung auf die elektronische Übermittlung erfolgte in 2 Schritten:
    • Schritt 1: Der elektronische Versand der eAU an die Krankenkasse ist seit dem 01.10.2021 verpflichtend und erfolgt direkt aus der Praxissoftware heraus über den Kommunikationsstandard KIM.
    • Schritt 2: Die Übertragung der eAU durch die Krankenkasse an den Arbeitgeber ist seit dem 01.01.2023 verbindlich. Dabei fragt der Arbeitgeber die AU-Daten digital bei der Krankenkasse an.
  • Perspektivisch hat der Versicherte  Anspruch auf eine digitale Ablage der eAU in seiner elektronischen Patientenakte (ePA). 
  • Die eAU ist nicht sanktionsbehaftet.
  • Das Vorliegen der Anwendung eAU ist Voraussetzung für den Erhalt der vollen monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung.

Von der AU zur eAU

Das alte AU-Verfahren

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgte nach dem alten Verfahren in vierfacher Ausfertigung – das Original ging an die Krankenkasse, ein Durchschlag an den Patienten, ein weiterer Durchschlag an den Arbeitgeber und ein Durchschlag verblieb in der Arztpraxis. Für die Übermittlung an Krankenkasse und Arbeitgeber war der Patient verantwortlich.

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Schritt 1: elektronischer Versand an die Krankenkassen

Nach dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen seit dem 01.10.2021 von den behandelnden Ärzten digital an die Krankenkassen übermittelt werden. Dies erfolgt verpflichtend über den Kommunikationsstandard KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Das Muster 1 entfällt dabei. Patienten erhalten einen einfachen Papierausdruck der in der Praxissoftware ausgefüllten Stylesheets für ihren Arbeitgeber und für sich selbst. Diese werden mithilfe der Praxissoftware erstellt, wahlweise im Format A4 oder A5 ausgedruckt und dem Patienten unterschrieben mitgegeben. Die Aufgabe, den Ausdruck an den Arbeitgeber zu senden, verbleibt zunächst bei den Versicherten.

Praxen sind verpflichtet, alle Voraussetzungen umzusetzen, um die eAU versenden zu können und auch alle Krankenkassen müssen in der Lage sein, die eAU störungsfrei zu empfangen und zu verarbeiten.

eAU-Stufe1.png

Schritt 2: elektronischer Versand an Krankenkassen und Arbeitgeber

In einem zweiten Schritt erfolgt auch die Weiterleitung der Daten an den Arbeitgeber elektronisch (Bürokratieentlastungsgesetz III). Verantwortlich dafür sind nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen. Diese müssen die AU-Daten der gesetzlich versicherten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern künftig deren Arbeitgebern auf Anfrage zur Verfügung stellen.

Ärztinnen und Ärzte sind jedoch weiterhin verpflichtet, Patientinnen und Patienten eine AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Auf Wunsch auch ein weiteres Exemplar in signierter Form für deren Arbeitgeber.

Die Übertragung der eAU durch die Krankenkasse an den Arbeitgeber ist seit 01.01.2023 verbindlich.

eAU-Stufe2.png

Wichtig für Ärztinnen und Ärzte

Nach dem elektronischen Versand der eAU besteht die Möglichkeit, eine Zustellbestätigung von der Krankenkasse anzufordern. Krankenkassen sind dabei allerdings nicht zur Ausstellung einer Empfangsbestätigung verpflichtet. Sollte 24h nach der Übermittlung der eAU an die Krankenkasse keine Fehlermeldung von deren Seite eingegangen sein, gilt die eAU als erfolgreich zugestellt.

Auch eine Stornierung der eAU ist möglich, solange diese innerhalb von 5 Werktagen nach Ausstellung erfolgt. Für die Stornierung wird eine eigene KIM-Nachricht erstellt, die ebenfalls signiert und anschließend an die Krankenkasse übermittelt werden muss.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nur für GKV-Versicherte elektronisch an die Krankenkassen zu versenden. Bei Nicht-GKV-Versicherten ist dies nicht möglich. Bis auf Weiteres werden diesen Patienten die Ausdrucke für die Krankenkasse, den Patienten und den Arbeitgeber unterschrieben mitgegeben. Auch die ärztliche Bescheinigung für den Bezug von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes („Kinder-AU“) bleibt davon unberührt. Diese ist weiterhin über das Muster 21 auszustellen.

Die in der Praxissoftware erstellten Stylesheets für Patient und Arbeitgeber können wahlweise im Format A4 oder A5 ausgedruckt werden. Ob dies über einen Nadeldrucker, einen Laser- oder Tintenstrahldrucker erfolgt, obliegt der Praxis. Das Drucken auf Sicherheitspapier ist hierfür nicht erforderlich; es kann auf normales Druckerpapier zurückgegriffen werden. Dieses muss von den Praxen selbst beschafft werden.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Arztpraxis

Die Praxissoftware unterstützt Ärztinnen und Ärzte dabei, die AU-Daten elektronisch zu verschicken. Der Ablauf soll dabei genauso komfortabel sein wie das Bedrucken des Papierformulars.

 

  1. Ausstellen: Die AU wird wie bisher in der Praxissoftware aufgerufen und befüllt.

  2. Vorbereiten: Anschließend wird die AU über die Schaltfläche „Erstellen und Versenden“ für die Signatur und den elektronischen Versand vorbereitet.

  3. Signatur per eHBA: Dies muss in einem neuen, sich öffnenden Fenster bestätigt werden.

  4. Versenden: Nach erfolgreicher Signatur wird die elektronische Übermittlung über den KIM-Dienst an die Krankenkasse gestartet. Der Arbeitgeber ist seit dem 01.01.2023 verpflichtet, die AU-Daten der Beschäftigten bei der Krankenkasse abzurufen.

  5. Drucken: Abschließend wird ein Exemplare für den Patienten ausgedruckt. Auf ausdrücklichen Wunsch kann das Exemplar für den Arbeitgeber ebenfalls ausgedruckt werden.

Die Bezeichnung der Schaltflächen kann von Praxissoftware zu Praxissoftware unterschiedlich sein. Der Prozess ist grundsätzlich der gleiche.

 

Das bietet die eAU

Ärzte können die eAU sicher und schnell an die Krankenkassen ihrer Patienten übermitteln.

Das Verlustrisiko wird minimiert. Zweitkontakte aufgrund verlorener AU-Bescheinigungen entfallen.

Der Workflow innerhalb der Praxis verbessert sich. Wege werden durch die direkte Signatur der eAU mittels eHBA kürzer.

Signaturverfahren

Bevor die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse versandt werden kann, muss sie mittels eHBA elektronisch signiert werden. Dies kann entweder sofort bei Erstellen der eAU erfolgen oder gesammelt über eine Stapel- bzw. Komfortsignatur.

Über die Stapelsignatur können Ärztinnen und Ärzte mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert elektronisch unterschreiben. So können am Ende eines Praxistages alle an diesem Tage ausgestellten Dokumente mit dem eHBA und der Eingabe der dazugehörigen Signatur-PIN signiert und versandt werden.

Nutzen Ärztinnen und Ärzte die Möglichkeit der Komfortsignatur, können sie mit ihrem Heilberufsausweis (eHBA) und ihrer Signatur-PIN im laufenden Betrieb pro Tag jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Gilt es eine eAU zu signieren, muss dies nur noch bestätigt werden. Ein erneutes Eingeben der PIN ist nicht erforderlich. Der eHBA muss während dieser Zeit allerdings durchgängig in einem Kartenterminal gesteckt sein. Sobald der eHBA gezogen und neu gesteckt wird, ist eine erneute PIN-Eingabe erforderlich.

Die Komfortsignatur gilt als empfohlen, da die eAU damit im Gegensatz zur Stapelsignatur sofort unterschrieben und versandt werden kann. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung werden unmittelbar erkannt und entsprechende Maßnahmen können eingeleitet werden (siehe Ersatzverfahren bei technischen Problemen).

Wenn ein Signieren mit dem eHBA aus technischen oder anderen Gründen – die nicht in der Verantwortung der Ärztin oder des Arztes liegen – nicht möglich ist, kann die eAU auch mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert werden.

Ersatzverfahren bei technischen Problemen

Trotz mehrfacher Absicherung kann eine Störung der TI nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Sollte dies der Fall sein, sind im Rahmen der eAU mehrere Szenarien und Lösungen vorgesehen:

Szenario 1: Störung tritt unerwartet auf
Wenn der digitale Versand der eAU an die Krankenkasse aus der Praxis heraus nicht möglich ist, werden die AU-Daten in der Praxissoftware gespeichert. Je nach Praxissoftware erfolgt der erneute Versand automatisch oder muss manuell angestoßen werden, sobald die Störung behoben ist.

Szenario 2: Störung ist bekannt
Sollte bereits beim Ausstellen oder beim Versand bekannt sein, dass die eAU am Tag des Patientenkontaktes und auch am nächsten Werktag nicht elektronisch verschickt werden kann, händigt der Arzt dem Patienten neben dessen persönlicher Ausfertigung auch die unterschriebenen Ausdrucke für die Krankenkasse und für den Arbeitgeber zur Weiterleitung aus. 

Szenario 3: Störung wird erst im Nachhinein entdeckt
Wird eine Störung der TI erst im Nachhinein entdeckt und kann die eAU auch am nächsten Werktag nicht an die Krankenkassen übermittelt werden, versendet die Praxis selbst die Papierbescheinigung an die zuständige Krankenkasse. Hierfür wurde die GOP 40130 (86 Cent) geschaffen. Über diese kann der Postversand an die Krankenkasse abgerechnet werden. Die GOP 40130 kann ebenfalls abgerechnet werden, sollte die empfangende Krankenkasse noch nicht in der Lage sein, die eAU anzunehmen. Sie kann jedoch nur für den Postversand der ausgedruckten Stylesheets, nicht für den Versand von Muster 1 abgerechnet werden. Mittels Komfortsignatur lassen sich die meisten Störungen unmittelbar erkennen. Daher gilt diese als empfohlen.

Die eAU bei Hausbesuchen

Derzeit ist bei Hausbesuchen noch keine Verbindung zur TI möglich. Der elektronische Versand der eAU kann daher nur im Nachgang aus der Arztpraxis heraus erfolgen.

Ärztinnen und Ärzte können allerdings im Vorfeld unbefüllte Ausdrucke des AU-Formulars aus der Praxissoftware erstellen, diese beim Hausbesuch vor Ort ausfüllen und per Hand signieren. Die Ausfertigung für den Patienten kann dem Patienten so direkt übergeben werden. Wieder zurück in der Praxis werden die Daten in die Praxissoftware übertragen, mit dem eHBA elektronisch signiert und via TI und KIM an die Krankenkasse versandt.

Alternativ kann die eAU auch erst nach dem Hausbesuch vollständig in der Praxis erstellt werden. In diesem Fall ist die Papierausfertigung für den Patienten  per Post an den Patienten zu schicken. Hierfür ist die GOP 40131 abrechenbar (86 Cent), allerdings ebenfalls nur für den Postversand des ausgedruckten Stylesheets, nicht für den Versand von Muster 1.

In beiden Fällen ist die digitale Übermittlung der im Rahmen von Hausbesuchen ausgestellten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine eAU ausgestellt, muss diese bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.

Technische Voraussetzungen in der Arztpraxis

Für die Übermittlung der eAU sind folgende Komponenten erforderlich:

eAU_technische-voraussetzungen.png
  • Zur Erstellung und Versand der eAU
  • Beim Praxissoftware-Hersteller erhältlich
  • Der TI-Anschluss stellt den Zugang zur Telematikinfrastruktur her und sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. 
  • TI as a Service bietet eine dauerhafte Aktualität des TI-Anschlusses: Der Service-Anbieter wählt die TI-Anbindungsvariante und sorgt für Einrichtung, Support und Überwachung des TI-Anschlusses.
  • Zur Authentifizierung der Praxis gegenüber der TI mittels SMC-B
  • Zum Stecken des eHBA
  • Zur sicheren Übertragung der eAU via KIM
  • Bestellung direkt bei KIM-Dienst-Anbieter
  • Registrierte und eingerichtete KIM-Email-Adresse benötigt
  • Für den Papierausdruck der Stylesheets
  • Um damit auch das eRezept drucken zu können, ist ein Drucker mit einer Mindestauflösung von 300 DPI empfohlen.
  • Druck auf weißes DIN-A5 oder DIN-A4-Papier (kein Sicherheitspapier)

Fördermöglichkeiten rund um das Thema eAU

Seit dem 1. Juli 2023 erhalten Arzt- und Psychotherapiepraxen  für die Kosten der Ausstattung und des Betriebs der Telematikinfrastruktur einen monatlichen Förderbetrag.

Das Vorliegen der Anwendung eAU in der aktuellen Version ist Voraussetzung für die Zahlung der monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung. 

Fort- und Weiterbildungen

Die medatixx-akademie bietet ein breites Schulungsangebot zu Themen aus der Arztpraxis.

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Praxissoftware

Tutorials zur eAU

Der elektronische Versand der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfolgt via KIM. Wie Sie den KIM-Fachdienst in Ihrer Praxissoftware einrichten, dort auf die eAU umstellen, diese ausstellen, signieren (Einzel- und Stapelsignatur) und versenden, sehen Sie in den medatixx-akademie-Clips.

zu den Tutorials

 

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Datenschutz | Datensicherheit

Studi-Programm IT-Management

Die Komplexität der IT-Infrastruktur in Arztpraxen nimmt, nicht zuletzt durch die Telematikinfrastruktur, die EU-Datenschutzgrundverordnung und die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV zu. Das Studi-Programm IT-Management vermittelt Kenntnisse zur IT-Sicherheit und bietet wichtiges Know-how, um den digitalen Arbeitsalltag so sicher wie möglich zu gestalten.

zum Studi-Programm IT-Management

So macht es medatixx

Gemeinsam mit ihrem Tochterunternehmen I-Motion bietet medatixx alles, um die eAU erstellen und versenden zu können. Dies umfasst das eAU-Modul in der Praxissoftware von medatixx, den TI-Anschluss sowie das benötigte KIM-Postfach. Dabei profitieren Praxen vom Alles-aus-einer-Hand-Prinzip. Mehr dazu unter ti.medatixx.de.