Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Bisher auf Papier, nun digital

Neben der Entwicklung neuer digitaler medizinischer Anwendungen werden auch immer mehr bisher papiergebundene Prozesse digital gestaltet. Dazu gehört die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Durch die elektronische Übermittlung wird die AU zur eAU.

Auf einen Blick

  • Nach dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) ist der elektronische Versand der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab dem 01.10.2021 für alle Ärztinnen und Ärzte verpflichtend. Für Praxen, denen die notwendige Technik bis dahin noch nicht zur Verfügung steht, gilt eine Übergangsfrist bis 30.06.2022, in der das alte Verfahren angewendet werden kann.
  • Die eAU löst dabei das Muster 1 ab. Der „gelbe Schein“ wird durch ausgedruckte Stylesheets aus der Praxissoftware auf normalem weißen Papier ersetzt.
  • Die Umstellung erfolgt in 2 Schritten: Ab dem 01.10.2021 wird der Austausch der AU-Daten mit den Krankenkassen digital, ab dem 01.07.2022 gilt dies auch für die Übermittlung der AU an den Arbeitgeber des Versicherten.
  • Im Gegensatz zur elektronischen Patientenakte ist die eAU nicht sanktionsbehaftet.
  • Der elektronische Versand an die Krankenkasse erfolgt direkt aus der Praxissoftware heraus über den Kommunikationsstandard KIM.
  • Der ab 2022 verpflichtende Versand an den Arbeitgeber erfolgt hingegen nicht durch die Arztpraxis. Der Arbeitgeber fragt die AU-Daten digital bei der Krankenkasse an und bekommt sie von dieser im Anschluss übermittelt.
  • Mit der dritten Ausbaustufe der elektronischen Patientenakte (ePA) kann die eAU ab 2023 auch dort digital abgelegt werden.

Von der AU zur eAU

Status quo

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgt derzeit in vierfacher Ausfertigung – das Original geht an die Krankenkasse, ein Durchschlag an den Patienten, ein weiterer Durchschlag an den Arbeitgeber und ein Durchschlag verbleibt in der Arztpraxis. Für die Übermittlung an Krankenkasse und Arbeitgeber ist derzeit noch der Patient verantwortlich.

Schritt 1: elektronischer Versand an die Krankenkassen

Nach dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) soll die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ab dem 01.10.2021 von den behandelnden Ärzten digital an die Krankenkassen übermittelt werden. Dies muss verpflichtend über den Kommunikationsstandard KIM (Kommunikation im Medizinwesen) erfolgen.

Das Muster 1 entfällt dabei. Patienten erhalten einen einfachen Papierausdruck der in der Praxissoftware ausgefüllten Stylesheets für ihren Arbeitgeber und für sich selbst. Diese werden mithilfe der Praxissoftware erstellt, wahlweise im Format A4 oder A5 ausgedruckt und dem Patienten unterschrieben mitgegeben. Die Aufgabe, den Ausdruck an den Arbeitgeber zu senden, verbleibt zunächst bei den Versicherten.

Für Praxen, denen die notwendige Technik bis 01.10.2021 noch nicht zur Verfügung steht, gilt eine Übergangsfrist bis 30.06.2022, in der das bekannte Verfahren (Muster 1) weiterhin angewendet werden kann. Bis dahin sollten alle Voraussetzungen in der Praxis geschaffen werden, die eAU zu versenden und auch alle Krankenkassen in der Lage sein, die eAU störungsfrei zu empfangen und zu verarbeiten.

Schritt 2: elektronischer Versand an Krankenkassen und Arbeitgeber

Ab dem 01.07.2022 soll auch die Weiterleitung der Daten an den Arbeitgeber elektronisch erfolgen (Bürokratieentlastungsgesetz III). Verantwortlich dafür sind allerdings nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen. Diese müssen die AU-Daten der gesetzlich versicherten Arbeitnehmer künftig deren Arbeitgebern zur Verfügung stellen.

Ärztinnen und Ärzte sind jedoch weiterhin verpflichtet, Patientinnen und Patienten eine AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Auf Wunsch auch ein weiteres Exemplar in signierter Form für deren Arbeitgeber.

Wichtig für Ärztinnen und Ärzte

Nach dem elektronischen Versand der eAU besteht die Möglichkeit, eine Zustellbestätigung von der Krankenkasse anzufordern. Krankenkassen sind dabei allerdings nicht zur Ausstellung einer Empfangsbestätigung verpflichtet. Sollte 24h nach der Übermittlung der eAU an die Krankenkasse keine Fehlermeldung von deren Seite eingegangen sein, gilt die eAU als erfolgreich zugestellt.

Auch eine Stornierung der eAU ist möglich, solange diese innerhalb von 5 Werktagen nach Ausstellung erfolgt. Für die Stornierung wird eine eigene KIM-Nachricht erstellt, die ebenfalls signiert und anschließend an die Krankenkasse übermittelt werden muss.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nur für GKV-Versicherte elektronisch an die Krankenkassen zu versenden. Bei Nicht-GKV-Versicherten ist dies nicht möglich. Bis auf Weiteres werden diesen Patienten die Ausdrucke für die Krankenkasse, den Patienten und den Arbeitgeber unterschrieben mitgegeben. Auch die Ärztliche Bescheinigung für den Bezug von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes („Kinder-AU“) bleibt davon unberührt. Diese ist weiterhin über das Muster 21 auszustellen.

Die in der Praxissoftware erstellten Stylesheets für Patient und Arbeitgeber können wahlweise im Format A4 oder A5 ausgedruckt werden. Ob dies über einen Nadeldrucker, einen Laser- oder Tintenstrahldrucker erfolgt, obliegt der Praxis. Das Drucken auf Sicherheitspapier ist hierfür nicht von Nöten, es kann auf normales Druckerpapier zurückgegriffen werden. Dieses muss von den Praxen selbst beschafft werden.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Arztpraxis

Die Praxissoftware unterstützt Ärztinnen und Ärzte dabei, die AU-Daten elektronisch zu verschicken. Der Ablauf soll dabei genauso komfortabel sein wie das Bedrucken des Papierformulars.

 

  1. Ausstellen: Die AU wird wie bisher in der Praxissoftware aufgerufen und befüllt.

  2. Vorbereiten: Anschließend wird die AU über die Schaltfläche „Erstellen und Versenden“ für die Signatur und den elektronischen Versand vorbereitet.

  3. Signatur per eHBA: Dies muss in einem neuen, sich öffnenden Fenster bestätigt werden.

  4. Versenden: Nach erfolgreicher Signatur wird die elektronische Übermittlung über den KIM-Dienst an die Krankenkasse gestartet.

  5. Drucken: Abschließend werden die Exemplare für den Patienten und den Arbeitgeber gedruckt und unterschrieben.

Die Bezeichnung der Schaltflächen kann von Praxissoftware zu Praxissoftware unterschiedlich sein. Der Prozess ist grundsätzlich der gleiche.

 

Das bietet die eAU

Ärzte können die eAU sicher und schnell an die Krankenkassen ihrer Patienten übermitteln.

Das Verlustrisiko wird minimiert. Zweitkontakte aufgrund verlorener AU-Bescheinigungen entfallen.

Der Workflow innerhalb der Praxis verbessert sich. Wege werden durch die direkte Signatur der eAU mittels eHBA kürzer.

Vorgesehene Signaturverfahren

Bevor die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse versandt werden kann, muss sie mittels eHBA elektronisch signiert werden. Dies kann entweder sofort bei Erstellen der eAU erfolgen oder gesammelt über eine Stapel- bzw. Komfortsignatur.

Über die Stapelsignatur können Ärztinnen und Ärzte mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert elektronisch unterschreiben. So können am Ende eines Praxistages alle an diesem Tage ausgestellten Dokumente mit dem eHBA und der Eingabe der dazugehörigen Signatur-PIN signiert und versandt werden.

Um dieses Verfahren nutzen zu können, ist ein Update des Konnektors auf den E-Health-Konnektor erforderlich (Konnektor-Update PTV3).

Nutzen Ärztinnen und Ärzte die Möglichkeit der Komfortsignatur, können sie mit ihrem Heilberufsausweis (eHBA) und ihrer Signatur-PIN im laufenden Betrieb pro Tag jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Gilt es eine eAU zu signieren, muss dies nur noch bestätigt werden. Ein erneutes Eingeben der PIN ist nicht erforderlich. Der eHBA muss während dieser Zeit allerdings durchgängig in einem Kartenterminal gesteckt sein. Sobald der eHBA gezogen und neu gesteckt wird, ist eine erneute PIN-Eingabe erforderlich.

Die Komfortsignatur ist mit einer Erweiterung der nächsten Ausbaustufe des Konnektors auf den ePA-Konnektor möglich (Konnektor-Update PTV4+).

Die Komfortsignatur gilt als empfohlen, da die eAU damit im Gegensatz zur Stapelsignatur sofort unterschrieben und versandt werden kann. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung werden unmittelbar erkannt und entsprechende Maßnahmen können eingeleitet werden (siehe Ersatzverfahren bei technischen Problemen).

Wenn ein Signieren mit dem eHBA aus technischen oder anderen Gründen – die nicht in der Verantwortung der Ärztin oder des Arztes liegen – nicht möglich ist, kann die eAU auch mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert werden.

Ersatzverfahren bei technischen Problemen

Trotz mehrfacher Absicherung kann eine Störung der TI nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Sollte dies der Fall sein, sind im Rahmen der eAU mehrere Szenarien und Lösungen vorgesehen:

Szenario 1: Störung tritt unerwartet auf
Wenn der digitale Versand der eAU an die Krankenkasse aus der Praxis heraus nicht möglich ist, werden die AU-Daten in der Praxissoftware gespeichert. Je nach Praxissoftware erfolgt der erneute Versand automatisch oder muss manuell angestoßen werden, sobald die Störung behoben ist.

Szenario 2: Störung ist bekannt
Sollte bereits beim Ausstellen oder beim Versand bekannt sein, dass die eAU am Tag des Patientenkontaktes und auch am nächsten Werktag nicht elektronisch verschickt werden kann, händigt der Arzt dem Patienten neben dessen persönlicher und der Ausfertigung für den Arbeitgeber einen weiteren unterschriebenen Ausdruck aus. Diesen schickt der Patient an seine Krankenkasse.

Szenario 3: Störung wird erst im Nachhinein entdeckt
Wird eine Störung der TI erst im Nachhinein entdeckt und kann die eAU auch am nächsten Werktag nicht an die Krankenkassen übermittelt werden, versendet die Praxis selbst die Papierbescheinigung an die zuständige Krankenkasse. Hierfür wurde zum 01.10.2021 die GOP 40130 (81 Cent) geschaffen. Über diese kann der Postversand an die Krankenkasse abgerechnet werden. Die GOP 40130 kann ebenfalls abgerechnet werden, sollte die empfangende Krankenkasse noch nicht in der Lage sein, die eAU anzunehmen. Sie kann jedoch nur für den Postversand der ausgedruckten Stylesheets, nicht für den Versand von Muster 1 abgerechnet werden. Mittels Komfortsignatur lassen sich die meisten Störungen unmittelbar erkennen. Daher gilt diese als empfohlen.

Die eAU bei Hausbesuchen

Derzeit ist bei Hausbesuchen noch keine Verbindung zur TI möglich. Dies ist auch zum 01.10.2021 und damit zum Start der eAU noch der Fall. Der elektronische Versand der eAU kann daher nur im Nachgang aus der Arztpraxis heraus erfolgen.

Ärztinnen und Ärzte können allerdings im Vorfeld unbefüllte Ausdrucke des AU-Formulars aus der Praxissoftware erstellen, diese beim Hausbesuch vor Ort ausfüllen und per Hand signieren. Die Ausfertigung für den Patienten sowie die für dessen Arbeitgeber können dem Patienten so direkt übergeben werden. Wieder zurück in der Praxis werden die Daten in die Praxissoftware übertragen, mit dem eHBA elektronisch signiert und via TI und KIM an die Krankenkasse versandt.

Alternativ kann die eAU auch erst nach dem Hausbesuch vollständig in der Praxis erstellt werden. In diesem Fall sind die beiden Papierausfertigungen für den Patienten und dessen Arbeitgeber per Post an den Patienten zu schicken. Hierfür ist ab dem 01.10.2021 die GOP 40131 abrechenbar (81 Cent), allerdings ebenfalls nur für den Postversand der ausgedruckten Stylesheets, nicht für den Versand von Muster 1.

In beiden Fällen ist die digitale Übermittlung der im Rahmen von Hausbesuchen ausgestellten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine eAU ausgestellt, muss diese bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.

Technische Voraussetzungen in der Arztpraxis

Für die Übermittlung der eAU sind ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur sowie folgende Komponenten erforderlich:

  • Zur Erstellung und Versand der eAU
  • Beim Praxissoftware-Hersteller erhältlich
  • Zur Erstellung einer rechtssicheren, elektronischen Signatur (QES)
  • Bestellung bei Landesärztekammer oder über Online-Portal der Hersteller
  • Erforderlich für jede Ärztin/ jeden Arzt, die signieren.
  • Für die Stapelsignatur mindestens ein Update auf den E-Health-Konnektor (PTV3) notwendig
  • Für die Komfortsignatur ein Update auf den ePA-Konnektor (PTV4+) notwendig
  • Unterstützt die QES
  • Zur Authentifizierung der Praxis gegenüber der TI mittels SMC-B
  • Zum Stecken des eHBA
  • Zur sicheren Übertragung der eAU via KIM
  • Bestellung direkt bei KIM-Dienst-Anbieter
  • Registrierte und eingerichtete KIM-Email-Adresse benötigt
  • Für den Papierausdruck der Stylesheets
  • Um damit auch das eRezept drucken zu können, ist ein Drucker mit einer Mindestauflösung von 300 DPI empfohlen.
  • Druck auf weißes DIN-A5 oder DIN-A4-Papier (kein Sicherheitspapier)

Fördermöglichkeiten rund um das Thema eAU

Alle für die eAU notwendigen Komponenten können auch für weitere TI-Anwendungen genutzt werden. Daher werden die Kosten für die technische Ausstattung der Praxen zur Übermittlung der eAU über die TI-Pauschalen abgedeckt. Für die jeweiligen Komponenten bietet der Gesetzgeber folgende Finanzierungsvereinbarung an:

Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

  • Höhe: 11,63 € pro Quartal und Arzt
  • Der eHBA ist Teil der Pauschalen für die TI-Grundausstattung und den laufenden Betrieb.

Förderung für die Anwendung des KIM-Dienstes

  • Einrichtungspauschale je Vertragsarztpraxis in Höhe von 100,00 €
    • Voraussetzung 1: Der Dienst muss in der Praxis funktionsfähig sein.
    • Voraussetzung 2: Ein Nachweis gegenüber der KV darüber ist erforderlich.
  • Betriebskostenpauschale in Höhe von 23,40 € pro Quartal

Update des Konnektors

PTV3

  • Höhe: einmalig 530 €
  • Das Konnektor-Update ist Bestandteil der Pauschale für das NFDM- und eMP-Update.
  • Voraussetzung: Nachweis gegenüber der KV erforderlich, dass Praxis für NFDM und eMP vorbereitet ist

PTV4

  • Höhe: einmalig 400 EUR
  • Bestandteil der Pauschalen für die ePA
  • Voraussetzung für das kostenfreie Update auf PTV4+
  • Der Nachweis der Anspruchsberechtigung erfolgt automatisch über die Abrechnungsdatei. Es müssen keine weiteren Unterlagen eingereicht werden.

Fort- und Weiterbildungen

Die medatixx-akademie bietet ein breites Schulungsangebot zu Themen aus der Arztpraxis.

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Praxissoftware

Tutorials zur eAU

Auf eAU (digitales Muster 1) umstellen, Druckeinstellungen vornehmen und ausstellen, signieren sowie versenden

zu den Tutorials

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Praxissoftware

Tutorials zu KIM

KIM-Fachdienst der I-Motion einrichten und KIM-E-Mail-Adresse anlegen

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Praxismanagement

Digitalisierung im Gesundheitswesen

Von gesetzlichen Grundlagen wie DVG und PDSG bis zur Telematikinfrastruktur und ihren Anwendungen

zum Webinar

So macht es medatixx

Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen I-Motion stellt medatixx Ihnen alle notwendigen Komponenten zur eAU zur Verfügung. Vom Modul in der Praxissoftware über die Aktualisierung des TI-Konnektors (PTV3 / PTV4) bis hin zum KIM-Dienst wird alles zum 01. Oktober 2021 bereitstehen. Sie profitieren vom Alles-aus-einer-Hand-Prinzip und dem in die Softwarepflegegebühr inkludierten eAU-Modul. Mehr dazu unter ti.medatixx.de.