Eine digitale Archivierungslösung unterstützt Praxen bei der Verwaltung und sicheren Speicherung von medizinischen Bildern und Dokumenten. Gleichzeitig schaffen Archivierungslösungen deutliche Mehrwerte für den Praxisalltag, indem Prozesse optimiert und damit Zeit eingespart werden kann, beispielsweise durch das automatische Archivieren von Befunden oder eingehenden eArztbriefen.
Mit den Anwendungen der Telematikinfrastruktur wie dem eArztbrief oder der elektronischen Patientenakte werden viele Informationen in digitaler Form versendet und empfangen. Um den Zugriff auf die digitalen Dateien zu erleichtern, gewinnt eine leistungsstarke digitale Archivierung in der Praxis zunehmend an Bedeutung.
Digitale Archivierung unterstützt Praxen im Dokumentenmanagement mit effizienten Workflows. Darüber hinaus ist sie der analogen Digitalisierung in weiteren Punkten überlegen:
In einer papierbasierten Umgebung kann es durch menschliche Fehler, Umzüge oder ungünstige Lagerbedingungen (Wasser, Feuer, Schädlinge) zum Verlust von Patientenakten kommen. Die Wiederherstellung solcher Informationen ist oft unmöglich oder mit erheblichen Kosten verbunden.
Digital archivierte Dokumente werden in redundanten Systemen und regelmäßig gesicherten Datenbanken gespeichert. Dies gewährleistet, dass selbst bei Systemausfällen oder Hardwaredefekten die Daten wiederhergestellt werden können.
Digitale Archive bieten die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten genau zu protokollieren, sodass immer eine nachvollziehbare Historie der Dokumente vorhanden ist. Das schützt vor versehentlichem Löschen oder Bearbeiten.
Im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen (z. B. bei Behandlungsfehlern) sind Arztpraxen verpflichtet, vollständige und unveränderte Behandlungsakten vorzulegen. In einer papierbasierten Praxis können Dokumente versehentlich beschädigt oder verloren gehen, und es ist schwierig nachzuweisen, dass keine Manipulation stattgefunden hat.
Bei der digitalen Archivierung kann durch elektronische Signaturen und Zeitstempel belegt werden, dass Dokumente nach der Erstellung nicht mehr unbemerkt verändert wurden. Der Zugang zu den archivierten Daten kann über Benutzerrechte gesteuert werden, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf die sensiblen Patienteninformationen zugreifen können.
Außerdem stellt die digitale Archivierung sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen – auch ohne physische Lagerung – eingehalten werden und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente.
Im Rahmen von Abrechnungen der Praxis mit Krankenkassen, privat versicherten Patienten oder anderen Abrechnungspartnern können Rückfragen entstehen. Traditionell bedeutet dies das Durchsuchen der Patientenakten und das Zusammenstellen der benötigten Unterlagen.
Mit einer digitalen Archivierungslösung können abrechnungsrelevante Unterlagen schnell gefunden und zusammengestellt werden. Die Übertragung an die anfragende Stelle funktioniert elektronisch: schnell und sicher. Das beschleunigt den Klärungsprozess und vermindert weitere Rückfragen. Insgesamt ermöglicht die digitale Archivierung eine hohe Transparenz, weil Rechnungen und die ihnen zugrundeliegenden Dokumente leicht nachvollziehbar sind. Das ist für alle Akteure – von der Praxis über die Krankenkassen bis zu den Patientinnen und Patienten von Vorteil.
Für diese Fälle kann eine tief in die Praxissoftware integrierte digitale Archivierungslösung komfortable Workflows bieten, die einen schnellen und unkomplizierten Datenaustausch ermöglichen: im Archiv verfügbare Dokumente können direkt von dort in die ePA übertragen werden, gleichermaßen ist es möglich, Dokumente aus der ePA direkt in die Archivierungslösung zu übernehmen.
Bei Anbindung der Archivierungslösung über eine GDT-Schnittstelle erfolgt zunächst eine lokale Ablage der Dokumente. Dateien können von dort aus manuell in die ePA übertragen oder aus der ePA archiviert werden.
Die Archivierungslösung wird mit Unterstützung von APIs (z.B. REST, SOAP) oder speziellen Archiv-Schnittstellen an die Praxissoftware angebunden.
In der Konfiguration der Archivierungslösung wird die automatische Ablage von erstellten Dokumenten (z.B. Befunden) aktiviert. Dadurch können manuelle Archivierungsschritte vermieden werden.
Durch die Implementierung eines Rechte- und Rollenkonzepts für den Zugriff auf die archivierten Daten kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Digitale Archivierungslösungen bieten Such- und Filterfunktionen, damit über Patientenname, Dokumententyp oder Datum aus der medizinischen Dokumentation heraus ein einfacher Zugriff auf archivierte Daten möglich ist.
Digitale Archivierungslösungen verwenden zum Schutz sensibler Patientendaten vor unbefugtem Zugriff eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. So sind die Daten sowohl im Ruhezustand wie auch während der Übertragung sicher.
Durch die Änderungsprotokollierung, z. B. durch digitale Signaturen und Zeitstempel, wird bei der Speicherung die Nachvollziehbarkeit der Änderungen in archivierten Dokumenten sichergestellt.
Durch die in die digitale Archivierungslösung integrierten Bildanzeige- und Bearbeitungsfunktionen ist es möglich, medizinische Bilddaten direkt im Archiv zu speichern und zu betrachten, ohne Datenexport auf ein externes System.
Digitale Archivierungslösungen bieten auch bei wachsenden Datenmengen flexible Speicheroptionen, zum Beispiel durch Cloud- oder On-Premise-Skalierbarkeit.
Um den Datenaustauschs mit anderen Systemen im Gesundheitswesen zu gewährleisten, unterstützen digitale Archivierungslösungen Standards wie HL7, DICOM und FHIR.
Um die digitale Archivierung nutzen zu können, ist eine digitale Archivierungslösung erforderlich. Dabei ist eine tiefe Integration in die Praxissoftware empfehlenswert, um komfortable und schnelle Workflows zu ermöglichen. Verfügt die Praxis über mehrere Betriebsstätten bzw. Außenstellen ist zudem ein sogenanntes Außenstellenmodul zur Anbindung notwendig.
Darüber hinaus werden diese Schnittstellen benötigt:
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